Verknüpfen für mehr Effizienz
Bestimmt kennt jeder die sich ständig wiederholenden Aufgaben, von denen Sie denken: “Ist das nicht auch anders möglich?”. Aufgaben wie das Kopieren von Daten, Bereitstellen von Unterlagen auf Papier und das Verarbeiten von Arbeitsaufträgen. Wenn die Planungssoftware beispielsweise mit Ihrem Personalmanagement, CRM oder Finanzpaket verknüpft wird, können Sie diese Aufgaben automatisieren. In diesem Blog betrachten wir die Vorteile davon.
Vielleicht haben Sie durch die Einführung eines integralen Systems, wie eines Warenwirtschaftssystems, schon alles gut geregelt. Allerdings sieht man oft, dass diese Systeme keine gute Lösung für die Planung haben. Dann sollte Ihr Warenwirtschaftssystem mit Ihrem Planungssystem verknüpft werden. Der Einsatz von einem Warenwirtschaftssystem bedeutet schließlich, dass Sie ein integriertes System für die Geschäftstätigkeiten Ihres Unternehmens haben.
1. Dadurch wird Zeit gespart
Zunächst sparen Sie durch die Verknüpfung von Systemen Zeit. Oft sind Planungssysteme isoliert wie beispielsweise in Excel. Daten werden manuell von Personalmanagementsystemen übernommen und in ein Arbeitsblatt für die Planung eingefügt.
Wenn der Planer die Erstellung der Planung abgeschlossen hat, muss diese weitergegeben werden. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, die Planung telefonisch, per E-Mail oder per App weiterzuleiten. Wenn das Unternehmen eine bestimmte Größe hat, ist ein Planer wirklich lange damit beschäftigt. Nicht jeder ist sofort erreichbar oder die Nachrichten werden erst spät gelesen. Der ganze Prozess fängt wieder von vorne an, wenn eine Änderung in der Planung vorgenommen wird.
Wenn Ihre Planungssoftware mit anderen Systemen verknüpft ist, entfallen einige Aufgaben. Wenn ein neuer Kollege im Personalmanagementsystem angelegt wird, werden die Daten durch die Verknüpfung automatisch aufgenommen und in Ihr Planungssystem integriert. Der Planer sieht dann, wie der neue Kollege auf seiner Plantafel erscheint. Eine Eintragung in ein Projekt wird direkt an den Terminkalender oder die mobile App des entsprechenden Mitarbeiters gesendet. Dasselbe gilt, wenn sich etwas ändert.
2. Es werden Fehler verhindert
Der zweite Vorteil ist das Verhindern von Fehlern. Jede manuelle Handlung in Ihrer Projektplanung schafft Möglichkeiten für Irrtümer. Es erfolgt beispielsweise ein Tippfehler oder die Daten werden unbemerkt in der falschen Zelle erfasst, mit allen Folgen davon. Mitarbeiter werden für mehr Stunden eingetragen, als sie zur Verfügung stehen, Kollegen erhalten falsche Anweisungen oder reisen zur falschen Adresse.
Außer möglicherweise erfolgten Fehlern, die dumm für Kollegen sind, können auch Fehler gemacht werden, die für Kunden Folgen haben. Ein wiederkehrender Kunde ist wertvoller als ein einmaliger Kunde. Deshalb möchten Sie dafür sorgen, dass Absprachen mit den Kunden eingehalten werden. Das bedeutet somit, am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt zu sein und nach Abschluss des Projekts eine richtige Rechnung zu senden.
Wenn Sie eine Projektplanung verknüpft haben, verhindern Sie Fehler. Die Kundendaten, Zeiten, Anweisungen, Preise und andere wichtige Daten können alle durch Verknüpfungen eins zu eins richtig übernommen werden.
3. Die Daten sind immer aktuell
Der dritte Vorteil der Verknüpfung von Systemen ist, dass alle Daten in den unterschiedlichen Softwarepaketen immer aktualisiert sind. Ohne eine Verknüpfung der Programme kann es zu Verzögerungen kommen, wenn Daten in einem anderen System zur Verfügung gestellt werden.
Beispielsweise hat der Planer ein Projekt von einem Antragsvordruck übernommen und in der Planung angelegt. Alles wurde an die ausführenden Kollegen weitergeleitet. Der Kunde teilt jedoch eine Änderung mit. Es kommt noch eine Tätigkeit dazu. Diese Änderung muss vom Planer nicht nur manuell in die Planung eingegeben werden, er oder sie muss die Änderung auch manuell an die eingeplanten Mitarbeiter weitergeben. Diese sind nur nicht immer anwesend oder erreichbar. Sie wissen deshalb nicht genau, ob die Änderung rechtzeitig bei den verschiedenen betroffenen Kollegen ankommt.
Wenn die Software beispielsweise mit einer Kommunikations-App wie Slack verknüpft ist, vermeiden Sie dieses Problem. Eine Anpassung des Projekts landet automatisch mit einer Nachricht auf dem Computer oder Handy des betroffenen Mitarbeiters.
4. Kunden wird schneller geholfen
Ein vierter Vorteil der Nutzung von Verknüpfungen ist, dass Sie Ihren Kunden schneller helfen können. Eine Verkaufsmöglichkeit, beispielsweise in einem CRM-System, kann durch eine Verknüpfung einfach in ein Projekt in Ihrer Planungssoftware umgewandelt werden.
Wenn keine Verknüpfung zwischen den verschiedenen Softwarepaketen besteht, dann gehen die Prozesse vom Einholen des Geschäfts bis zur endgültigen Fakturierung oft langsamer und umständlicher voran. Ein Verkäufer zieht einen Auftrag an Land, aber hat wegen Druck nicht sofort Zeit für die Übertragung an den Planer. Es kann deshalb eine Weile dauern, bis der Planer auf den Kunden zukommt.
Dasselbe gilt, wenn der Auftrag ausgeführt wurde. Der unterzeichnete Arbeitsauftrag muss zuerst in das Postfach der Verwaltung gelegt werden, bevor sie die Rechnung ausstellen können. Der Mitarbeiter, der den Auftrag ausgeführt hat, ist nicht jeden Tag im Büro. Der Arbeitsauftrag kann sogar mehrere Tage im Firmenwagen herumliegen. Das führt dazu, dass es länger dauert, bis die Rechnung erstellt wird und der Kunde den geschuldeten Betrag bezahlt.
Wenn allerdings die verschiedenen Softwarepakete miteinander integriert sind, dann beschleunigen Sie die Schritte zwischen der Umwandlung und der Fakturierung erheblich. Projekte landen automatisch in der Planung, Kunden erhalten eine Bestätigung der getroffenen Absprachen, die Anweisungen werden automatisch an die betroffenen Mitarbeiter gesendet und Arbeitsaufträge gelangen nach der Unterzeichnung sofort zur Verwaltung. Dies erfolgt alles durch ein paar einfache Klicke, die Doppelklicke sorgen für den Rest.
5. Ihr Unternehmen wird dadurch skalierbar
Haben Sie eine allein stehende Planung und wächst Ihr Unternehmen? Dann profitieren Sie sehr davon, Ihre Planung mit anderen Softwarepaketen zu verknüpfen. Die Verknüpfung Ihrer Software macht Ihr Unternehmen skalierbar für Wachstum.
Wenn die Systeme nicht miteinander verknüpft sind und die Anzahl der Kundenbetreuer und Berater in Ihrem Unternehmen wächst, dann muss die Anzahl der Planer auch zunehmen. Die Anzahl der Aufträge steigt und alle diese Projekte müssen manuell durch die Planer eingegeben und aktualisiert werden.
Wenn Ihre Planung jedoch mit anderen Systemen verknüpft ist, dann benötigen Sie weniger Planer. Ihre Planer können sich ganz auf Ihre Hauptaufgabe konzentrieren, der Planung von Projekten. Bei einer Verknüpfung spielt es keine Rolle, ob ein Auftrag übertragen werden muss oder zweihundert Aufträge.
Schlussfolgerung
Die Verknüpfung Ihrer Software bietet viele Vorteile. Sie sparen Zeit, Fehler werden verhindert, die Daten sind immer aktuell, Kunden wird schneller geholfen und dadurch wird Ihr Unternehmen skalierbar für Wachstum. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, ermöglichen Sie es, dass die Arbeit sich von operativ nach taktisch verschieben kann.
Wenn das Unternehmen taktischer funktioniert, stehen die Mitarbeiter nicht mehr jeden Tag mitten im Wald und sehen die Bäume nicht mehr. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens werden mehr am Rand des Waldes stehen. Sie bekommen eine bessere Übersicht und können bessere Analysen erstellen. Hierdurch wird die Entscheidungsfindung verbessert und man kann effektiver auf Veränderungen reagieren. Dadurch können Sie Kunden besser bedienen und Ihr Unternehmen bleibt der Konkurrenz wieder einen Schritt voraus.
