Als Betriebsleiter möchten Sie natürlich wissen, wie sich Ihr gesamtes Projektportfolio entwickelt. Nützliche Analytik-Tools mit einer Reihe von Dashboards bieten Einblick in verschiedene KPIs Ihres Projektportfolios. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Projekte Ihre Aufmerksamkeit erfordern. In diesem Artikel besprechen wir die 5 wichtigsten KPIs für Ihr Projektportfolio.
1. Budget vs. Ist-Werte
Mit diesem KPI können Sie sehen, bei welchen Projekten noch das meiste Budget/die meisten Stunden übrig ist und bei welchen eine Überschreitung vorliegt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie keine guten Fortschrittsberichte zur Verfügung haben – dann können Sie Budget vs. Istwerte verwenden, um zu sehen, wie jedes Projekt läuft.
2. Fortschritt
Dieser KPI bietet Einblick in die Projekte mit den größten und geringsten Fortschritten. Das gibt Ihnen einen schönen Überblick darüber, wie sich alle Ihre Projekte entwickeln. Es fällt zum Beispiel sofort auf, wenn ein Projekt zwei Wochen lang bei 5 % Fortschritt feststeckt – dann wissen Sie, dass Sie überprüfen müssen, was mit diesem Projekt los ist. Darüber hinaus erhalten Sie auf diese Weise Einblick, wie regelmäßig die Fortschrittsinformationen aktualisiert werden, und dieser Einblick ist für das Treffen guter Entscheidungen in Ihrem Projekt unerlässlich.
3. Budgetergebnis
Anhand dieses KPI können Sie die Ausgaben anhand des Fortschritts erkennen. Es bietet also für jedes Projekt einen Einblick darüber, wie viel ausgegeben wurde und wie viel bisher ausgegeben wurde. Wenn Sie also bereits viel mehr Stunden damit verbracht haben, als Sie aufgrund des Fortschritts hätten aufwenden sollen, ist es wichtig, sich schnell damit zu befassen!
4. Marge
Wie hoch sind Ihre Margen bei jedem Projekt? Mit diesem KPI können Sie beispielsweise die 10 besten und die 10 schlechtesten Projekte in Bezug auf die Marge hervorheben. Auf diese Weise können Sie sofort erkennen, welche Projekte am meisten und welche am wenigsten zu Ihrer Geschäftsrendite beitragen.
Bei den Projekten, die einem nichts einbringen, muss man natürlich herausfinden, warum man dafür so wenig Marge bekommt. Vielleicht hatten Sie ein Team aus Junioren eingeplant, aber es stellt sich heraus, dass Freelancer und Seniors eingesetzt werden, die Ihre gesamte Marge „auffressen“.
5. Fällige Aktivitäten
Mit diesem KPI betrachten Sie Ihre Projekte anhand verzögerter Aktivitäten. Wenn Sie die Start- und Endtermine Ihrer Projektaktivitäten planen, können Sie auch analysieren, ob die Aktivitäten im Zeitplan liegen. Aktivitäten gelten als überfällig, wenn das Enddatum in der Vergangenheit liegt und der Fortschritt nicht 100 % beträgt. Dadurch können Sie analysieren, welche Projekte fällige Aktivitäten haben, wie viele fällig sind und wer der verantwortliche Projektmanager ist.
Das komplette Bild
Indem Sie die verschiedenen KPIs miteinander kombinieren, können Sie Ihr Portfolio aus mehreren Blickwinkeln hervorheben. Auf diese Weise erhalten Sie Einblick in das Gesamtbild und können herausfinden, wo es gut läuft und wo es schief läuft. Darüber hinaus können Sie langfristig die Trends in Ihrem Unternehmen erkennen und so herausfinden, welche strukturellen Faktoren zu Über- und Unterleistungen führen – und das sind natürlich wichtige Faktoren, die es zu bewältigen gilt!
