Act-in heeft haar klanten in de maakindustrie. Act-in helpt deze klanten hun productieproces te optimaliseren door middel van hun softwarepakketten. Denk bij het optimaliseren aan het verduurzamen van productie, het maximaal benutten van resources en het verhogen van de productiecapaciteit.
“Act-in is met drie pakketten actief in de markt voor MES-Software. Deze zijn gericht op het optimaliseren van de productie van industriële bedrijven. De softwarepakketten helpen de bedrijven om het maximale uit mensen, machines en grondstoffen te halen. In die zin lijkt het een beetje op wat Timewax doet maar dan op productieniveau.,” aldus Dominique Clumpkens, projectmanager bij Act-In.”
Als projectmanager fungeert Dominique als brug tussen de Software-engineers en de klant. Zo is hij verantwoordelijk voor de communicatie en heldere afspraken tussen beide partijen. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het stellen van deadlines en het handhaven van een goed productieproces.
Voorheen deden we de administratie in Excel. Dit ging toen nog in vrij grove stappen, waarbij het proces begon met de vraag wat de klant wil. Als die wens bekend was, gingen we dit verwerken in onze software. Daarna gingen we het testen en vervolgens live zetten. We werkten dus simpel gezegd met vier stappen in het proces – aanvraag – verwerking – testen – live zetten. Deze vier niveaus kostten vaak tientallen uren, zo niet nog meer, per stap. Deze stappen werden dan uiteengezet in de Excelsheet.
Er werd in die tijd dus gepland op projectniveau. Daarbij ontstond het probleem dat je dan aan het einde van het verhaal een overschrijding had. Het was dan gissen naar de oorzaak! Waar hebben we dan te lang over gedaan en waar te kort over gedaan? Waarom hebben we die tijd over? De vinger op de zere plek leggen of bijsturen was op dat moment vrijwel onmogelijk. Dit was voor ons op den duur niet meer werkbaar.
Het verzoek om Timewax aan te schaffen kwam van mij omdat ik vond dat het ons ontbrak aan overzicht van de geplande projecten en wanneer ze klaar zijn. Na een demo voor directie hebben we snel besloten dat dit is wat we wilde hebben. Onze werkzaamheden verliepen nog te veel ad hoc, als taak één af was dan pakten we taak twee op en zo verder. Al snel kwam ik tot de conclusie dat er andere software nodig was om de taken op een veel gedetailleerder niveau op te splitsen. Het proces moest veel fijnmaziger worden uitgewerkt. Met Timewax is dit nu mogelijk.
Echter de allerbelangrijkste reden waarom Act-in voor Timewax heeft gekozen is omdat wij ook werken met AFAS. De software van Timewax kan als een van de weinige planningssystemen aan AFAS gekoppeld worden. Daar startte dan ook mijn zoektocht. Welke planning software sluit aan bij AFAS? Die voorwaarde was voor ons het belangrijkste, een twee-weg koppeling met de administratie van AFAS, zodat we niet zoals in ons Excel-verleden alles dubbel hoefden in te voeren. Dit zou ten koste gaan van de efficiëntie. De software moest dus vooral in het bestaande bedrijfsproces passen en niet andersom.
“Op dit moment zou ik vooral het gedetailleerder werken willen noemen. Ter illustratie hiervan: de taak engineering is bij ons nu niet langer meer één stap of één blok van 100 uur bij wijze van spreken. Dit proces is nu opgedeeld in tien of vijftien kleine stapjes. Hierdoor is het voor ons veel makkelijker te volgen waar we staan qua uren omdat je deze kunt terugzien als specifieke taak in Timewax.”
“Door Timewax kunnen we op een specifieke taak nagaan of er een overschrijding van uren heeft plaatsgevonden, waar deze vandaan is gekomen en waar minder uren zijn gebruikt. Informatie die je ook voor toekomstige calculaties graag wilt weten. Op deze manier komen we zo dicht mogelijk bij de waarheid. Waardevolle inzichten dus, die ons hele proces hebben verbeterd.”
“Dan is er nog een derde onderdeel van de Timewax-software dat een gunstige impact heeft op ons bedrijf en dat is dat het hele proces voor alle betrokkenen veel inzichtelijker is geworden. Om even de engineers als voorbeeld te noemen. Die kunnen nu zelf zien hoeveel uur ze mogen maken voor een taak. Tevens kunnen zij ook bekijken hoeveel uur wij aan de voorkant hebben gecalculeerd. Het voordeel van deze betrokkenheid is dat als een klus bijvoorbeeld eerder klaar is dan de gecalculeerde waarde, de overgebleven tijd naar andere taken kan worden verschoven of worden opgespaard. De engineers worden op deze manier dus actief betrokken bij de tijdsbewaking op projectniveau. De verantwoordelijkheid komt hierdoor ook meer bij henzelf te liggen. Het geeft ze een stukje eigenaarschap. Dit komt het hele bedrijfsproces ten goede.”
“In de toekomst zouden we veel onderdelen in het proces nog specifieker willen maken zoals op het gebied van de voortgang van taken bijhouden. We willen de voortgang tussentijds veel meer gaan monitoren en daarbij ook de data gebruiken die beschikbaar is in AFAS. Timewax beschikt over een voortgangspercentage op taakniveau, dat we nog we nog onvoldoende gebruiken.
“Als bedrijf willen we nog een stap dieper gaan op analytisch niveau. Als je weet dat je over een bepaalde taak in het proces 10 uur mag doen, dan weet je dat je halverwege op 50% moet zijn. Ben je dat niet, dan weet je dat de rest ook uit gaat lopen. Door dit tussentijds al nauwkeurig te monitoren kun je op verschillen eerder inspelen zodat je deze tijdens het productieproces nog recht kan trekken. Daar willen we nog meer naar toe gaan werken, maar de eerste grote stappen zijn middels de software van Timewax alvast gezet!”
Neem een interactieve tour, boek een live demo op maat of start een gratis proefversie. Alleen wat advies nodig? Aarzel niet om contact op te nemen met een van onze planning experts voor een gratis adviesgesprek. Begin vandaag nog met het besparen van tijd.
TimewaxAsterweg 17A1, Amsterdam
OPLOSSINGEN
OVER ONS
CONTACT
Asterweg 19D12
1031HL Amsterdam
Nederland
KvK: 34241521
BTW: NL8157.72.609.B01
Aboneer je op onze blog en krijg verse inspiratie in je inbox
