Aan het maken van een tijdsplanning zitten twee aspecten, namelijk doorlooptijd en capaciteit. Als dienstverlener heb je vaak meerdere projecten tegelijk lopen. Daarnaast heb je resources (medewerkers) van verschillende afdelingen, functies en competenties. Dat is veel om rekening mee te houden. Daarom is een goede resource planning essentieel.
De doorlooptijd is de lengte van een activiteit, maar alleen zegt het niets over de benodigde capaciteit in werkuren om de activiteit uit te voeren. Een activiteit kan namelijk maar vijf dagen duren, terwijl je 160 uren capaciteit nodig hebt.
De doorlooptijd plannen is handig bij projecten die langer dan vier weken duren, met meerdere activiteiten en betrokken medewerkers. Echter, bij kleinere opdrachten sla je dit over en maak je direct een capaciteitsplanning.
Je gaat eerst je project uiteen rafelen in fasen en activiteiten. Vervolgens ga je de doorlooptijd plannen. Ook bepaal je voor elke activiteit de start- en einddatum en eventuele afhankelijkheden met andere activiteiten.
Het plannen van de doorlooptijd doe je in Timewax met de Gantt Chart. Met deze functie maak je een visuele weergave van je project, waardoor deze perfect als communicatiemiddel voor je klant en projectteam is.
Vervolgens worden bij de capaciteitsplanning de medewerkers ingepland om de activiteit uit te voeren. Op basis van een eventuele Gantt Chart en de benodigde werkuren, worden een of meerdere resources ingepland.
Het maken van de capaciteitsplanning doe je in Timewax met het Planbord. Met deze functie behoud je een goed overzicht van de beschikbaarheid, waardoor je eenvoudig medewerkers naar projecten kan slepen.
En wat als je nu tien projecten hebt met ieder vijftien activiteiten en onderlinge afhankelijkheden? Daarnaast zet je meerdere resources met verschillende kwaliteiten in. En ze werken ook nog eens aan meerdere projecten tegelijk.
Daar gaat het mis. De Gantt Chart methode biedt geen overkoepelend resource overzicht, want het kijkt slechts naar de planning van één project tegelijk. Je mist een totaaloverzicht van resources. Daarmee is dit is de achilleshiel.
"Het overzetten van de planning naar de agenda's van de medewerkers gaat nu volledig automatisch en dat scheelt veel tijd"
Met het instellen van contracturen per medewerker en de algemene feestdagen worden de totale werkbare uren bepaald. Naast projecten worden ook lijnactiviteiten en afwezigheid (bijv. vakantie) ingepland.
Daarmee krijg je een totaaloverzicht van de beschikbaarheid. In Timewax is dit vormgegeven met de Bezetting functie. Hier analyseer je de productiviteit van je organisatie per afdeling, functie en competentie.
Het is belangrijk dat je organisatie zich blijft verbeteren. Daarvoor is het essentieel dat je de werkelijke performance van je projecten analyseert. In Timewax doe je dit met de Analytics functie die je laat focussen op de kernzaken om inzicht te krijgen.
Alleen naar het verleden kijken is doorgaans niet voldoende, een blik in de toekomst werpen is ook van belang. Want hoe staat het met de bezetting? Is er nog voldoende werk of moeten er nog extra opdrachten gescored worden, zodat de pijplijn vol blijft?
Onze planning software integreert naadloos met jouw systemen. Verlos jezelf van taken die je kunt automatiseren. Bekijk alle integraties.
Welke methode van plannen past het best? Bedrijven melden zich wel eens bij ons met de opmerking dat ze willen gaan plannen. Als we wat
Met de bezettingsgraad neem je beslissingen op basis van cijfers. De afdeling verkoop wil dat ene project scoren en er doorheen drukken. Het is alleen
Welke van de vier stadia van resource planning past het beste bij de evolutie van je bedrijf. Bij onze klanten die projecten uitvoeren waar meerdere
Neem een interactieve tour, boek een live demo op maat of start een gratis proefversie. Alleen wat advies nodig? Aarzel niet om contact op te nemen met een van onze planning experts voor een gratis adviesgesprek. Begin vandaag nog met het besparen van tijd.
TimewaxAsterweg 17A1, Amsterdam
OPLOSSINGEN
OVER ONS
CONTACT
Asterweg 19D12
1031HL Amsterdam
Nederland
KvK: 34241521
BTW: NL8157.72.609.B01
In onze white paper onthullen we 4 praktijken waarmee je de capaciteitsplanning 100% betrouwbaar maakt. Nr. 4 is echt een killer!
