Zo’n beetje elke organisatie heeft ermee te maken, enorme pieken in de werkdruk en periodes wanneer het echt “komkommertijd” is – wanneer er maar weinig gebeurt en te doen is. En hoewel dit overwegend de standaard is, zijn zulke pieken en dalen ver van optimaal voor de productiviteit van de organisatie.
In dit blogartikel behandelen we 3 best practices om pieken en dalen in de organisatie te verminderen en de productiviteit te verhogen.
1. Plan je projecten van groot naar klein
Stephen Covey heeft een beroemde oefening om het “put first things first” concept te demonstreren. Hierbij moet je grote, middelgrote en kleine stenen in een pot doen. Je merkt al gauw dat als je begint met de kleine en middelgrote stenen dat het nooit lukt om de grote stenen erin te krijgen. Je moet dus eerst de grote, dan de middelgrote en als laatste de kleine stenen in de pot doen.
Om je projecten effectief te plannen gaat hetzelfde principe op. In de praktijk werkt het namelijk het beste om je medewerkers zo veel mogelijk aan één project tegelijkertijd te laten werken. Want, als je eerst de kleine projecten/opdrachten verdeeld over de medewerkers, dan gaat het niet lukken om de grote projecten goed te bemensen. Die moet je dan namelijk vullen met alle losse uurtjes die iedereen nog over heeft en dat gaat ten koste van de uitvoering en kwaliteit van je grote projecten.
Maar, als je de grote projecten als eerste plant, dan kun je daar direct harde afspraken over maken. De middelgrote en kleine opdrachten kun je dan – net als de kleinere stenen in de pot – over de planning verdelen zodat alles past. Maak voor deze kleinere opdrachten dan ook geen harde afspraken. Zo kun je schuiven en de planning passend maken als er zaken rond de grote projecten veranderen.
2. Voorkom multitasking
Gelijktijdig meerdere activiteiten uitvoeren, ofwel multitasking, wordt vaak gezien als een manier om efficiëntie te verhogen. Zo voelt het in ieder geval, want je bent immers constant bezig. Echter, in werkelijkheid leidt multitasken tot verminderde productiviteit.
Dit komt doordat projectmanagers resultaten op hun projecten verwachten. Als medewerkers op verschillende projecten zijn gepland, voelen ze zich gedwongen om op alle projecten voortgang te boeken. Het resultaat? De voortgang van elk project komt in gevaar.
In de praktijk leidt multitasken daardoor tot langere doorlooptijden. Medewerkers schakelen constant tussen verschillende taken, vergelijkbaar met een machine die steeds opnieuw moet worden ingesteld. Dit kost niet alleen tijd, maar levert ook extra stress en werkdruk op.
Dus, door medewerkers ononderbroken op één activiteit te plannen, worden taken sneller voltooid. Bovendien zullen ze tevredener zijn over hun prestaties, omdat ze “de tijd krijgen” om hun werk goed uit te voeren.
3. Reduceer afhankelijkheden
De meeste projecten hebben meerdere activiteitspaden die op enig moment samenkomen. Bijvoorbeeld omdat er één activiteit, zoals het testen van het eindproduct, afhankelijk is van het afronden van alle voorgaande activiteiten. Als dan één activiteitspad vertraagd wordt, kan de testfase niet beginnen en wordt het gehele project dus vertraagd.Voor het maken van een capaciteitsplanning is het daarom belangrijk dat je medewerkers op verschillende activiteitspaden plant. Zo voorkom je dat ze bij vertraging opeens “niets meer kunnen doen”.
Een effectieve methode om afhankelijkheden te voorkomen is SCRUM. Hierbij worden deliverables opgedeeld in bruikbare deelstukjes, die in sprints van 1–2 worden gemaakt. Hoewel niet elk deelresultaat meteen wordt ingezet, is het in ieder geval klaar voor assemblage op een later moment. Ondertussen kunnen medewerkers alvast verder met de volgende sprint, waardoor ze zelden niets te doen hebben.
#Pro-tip: Spaar administratieve taken zoveel mogelijk op en plan deze in wanneer medewerkers onverhoopt toch niks kunnen doen door onvoorziene vertraging.
