Plan grote projecten eerst en zorg voor flexibiliteit in de planning.
Als je het plaatje bekijkt, dan zou je misschien denken dat er in de eerste pot meer stenen zitten dan in de tweede pot, maar niets is minder waar. In de tweede pot zit exact dezelfde inhoud, alleen in de eerste pot past deze niet. Dat heeft te maken met de volgorde van het vullen van de pot. Als je eerst de grote stenen in de pot plaatst, dan zijn de kleinere stenen en kiezels makkelijker hieraan toe te voegen.
Misschien heb je dit principe al herkend. Het is een van de principes uit het boek The 7 habits of highly effective people van Stephen Covey. Het betreft Habit 3: Put first things first oftewel de ‘belangrijke zaken eerst’. Door prioriteit te geven aan de belangrijke zaken in je leven, zul je effectief zijn in het bereiken van je doelen en toch ook in staat zijn om alle bijzaken te beheersen. Focus je eerst op de bijzaken, dan zullen de belangrijke zaken hieronder lijden. Dit wordt heel goed gevisualiseerd met dit plaatje. Zie ook deze video.
Toepassen in de planning
Dit principe is ook goed toe te passen bij het plannen van projecten. De pot vertegenwoordigt de beschikbare capaciteit van medewerkers. Als we bijvoorbeeld de planning opmaken voor een reclamebureau met tien fulltime medewerkers voor de komende twee weken, dan hebben we een beschikbare capaciteit van 10 x 5 dagen x 2 weken = 100 dagen, zoals hieronder in een planbord is weergegeven.
Als we kijken naar het werk, dan zie je in de praktijk dat het vaak bestaat uit:
Laten we voor het gemak even uitgaan van een evenredige verhouding tussen de verschillende soorten projecten. Dus voor de komende twee weken is voor alledrie de categorieën zo rond de 33 mandagen nodig om het werk af te ronden. Als we dan het principe toepassen dan krijgen we een planning zoals in onderstaande figuur.
Als uitgangspunt hanteren we dat het project in een keer afgerond dient te worden en dat we dus niet de projecten in meerdere stukjes kunnen opbreken. Er zijn eerst drie grote projecten gepland van ieder tien dagen. Daarna zijn er twaalf middelgrote projecten ingepland van ieder drie dagen. Tot slot is de rest van de planning opgevuld met allemaal kleine klussen van een dag.
Appeltje eitje toch? Mogelijk, maar in de praktijk spelen er vaak factoren mee die het plannen toch wat complexer maken als het simpelweg vullen van een pot.
Complicerende factoren in de praktijk
Het werkt druppelt binnen
In de theorie van Stephen Covey zijn alle zaken van te voren bekend. In de praktijk van planning zien we echter dat projecten druppelsgewijs binnenkomen. Dit hangt natuurlijk sterk af van de aard van het werk en de branche, maar je hebt dus niet altijd meteen zicht op al het werk en de omvang. En je hebt ook geen idee van de verhouding tussen grote projecten, middelgrote opdrachten en kleine klussen.
In die situatie is het een valkuil om alle binnengekomen projecten meteen te plannen. Het is vaak verleidelijk om snel te plannen, want dat geeft een goed gevoel, namelijk dat je in controle bent. Maar als blijkt dat het nagekomen werk niet meer past, omdat je het werk onhandig hebt verdeeld, dan snijd je jezelf in de vingers. In onderstaande figuur kan je de overige twee grote projecten uit het eerdere voorbeeld niet meer plannen, waardoor je de planning opnieuw moet maken.
Harde afspraken
Aanvullend op het feit dat het werk druppelsgewijs binnenkomt, verlangen klanten vaak een ‘harde’ afspraak over de oplevering van het werk. Als we de grote projecten als eerste plannen, dan is het niet zo moeilijk om daar direct een harde afspraak over te maken. Het zit hem meer in de middelgrote projecten en kleine opdrachten. Net als de kleinere stenen en de kiezels wil je die in de pot een beetje kunnen verdelen, zodat alles past. Als je deze gaat fixeren met een harde opleverdatum, dan ben je die flexibiliteit kwijt.
Dezelfde problematiek speelt bij klussen die je op locatie bij de klant moet uitvoeren. Deze projecten moet je toch echt hard plannen. Je kunt het niet maken om vlak van te voren aan te kondigen dat je straks even langs komt, omdat het je nu het beste uitkomt.
Aanbevelingen
1. Wacht even met plannen
Probeer het maken van een planning voor de komende periode uit te stellen, totdat je zoveel mogelijk zicht hebt op alle projecten die gepland moet worden. De mogelijkheden zullen natuurlijk per bedrijf verschillen. Sommige bedrijven kunnen maandenlang projecten vooruit plannen, terwijl andere bedrijven slechts een week vooruit kunnen kijken. Stel vast welke cyclus en planningshorizon voor jouw bedrijf het beste werkt, met als doel om zicht te krijgen op ten minste tachtig procent van het werk voor de komende periode.
2. Under promise and over deliver
Probeer voor de middelgrote projecten en zeker voor de kleine klussen zo min mogelijk harde afspraken te maken. Zolang je deze projecten nog opnieuw kunt plannen, heb je ruimte om de planning passend te maken. Ontkom je er niet aan om harde afspraken te maken voor de oplevering? Geef dan een latere opleverdatum op. Zo behoud je de flexibiliteit om het werk naar achteren te schuiven, zonder dat je de verwachting van de klant hoeft aan te passen. Loopt alles volgens plan? Dan lever je in de beleving van de klant eerder op dan verwacht. Daar worden ze nog blij van ook.
3. Plan medewerkers één voor één vol
Als je een groot project hebt, dan kun je een medewerker makkelijk met dit grote project de komende periode vol plannen. Maar als de grote projecten nog even uitblijven en je dient als eerst de middelgrote en kleine klussen te plannen, verdeel dit dan niet gelijkmatig over alle medewerkers. Dat voelt voor veel bedrijven heel onnatuurlijk, omdat ze liever iedereen een beetje aan het werk hebben dan dat een paar medewerkers heel druk zijn en anderen niets te doen hebben. Ik pleit ervoor om onderscheid te maken in medewerkers die je helemaal reserveert om vol te plannen met grote projecten, terwijl je andere medewerkers juist alle kleine klussen laat doen. Dat geeft meer flexibiliteit.
Het sleutelwoord in de aanbevelingen is ‘flexibiliteit’. Zorg dat je flexibel bent, want dan kun je als bedrijf met je medewerkers zo optimaal mogelijk aan alle opdrachten werken. Dat verhoogt de productiviteit en leidt direct tot een hogere omzet en winst.
