Vindicta
Amersfoort, Niederlande
20+ Mitarbeiter
Gijs Viester ist seit drei Jahren zusammen mit Koen Los Eigentümer des IKT-Unternehmens Vindicta. Vindicta ist auf die Einrichtung, Optimierung und Verwaltung der Büroautomatisierung (größtenteils) in der Cloud spezialisiert. Sie tun dies hauptsächlich für KMU und große KMU im Zentrum des Landes. Es gibt immer wieder schöne Ausnahmen, die die Regel bestätigen.
Bevor Gijs Miteigentümer wurde, arbeitete er 15 Jahre lang als Berater und war für Planungen und Projekte im Unternehmen verantwortlich. „Wir waren eigentlich schon immer auf der Suche nach einem guten Planungstool“, sagt Gijs, „denn die Planung bei Vindicta war schon immer eine Herausforderung mit mehreren Einträgen, bei denen die Tagesordnungen gebucht sind!“
Die Berater von Vindicta arbeiten in der Regel für mehrere Kunden gleichzeitig. Es gibt wiederkehrende Kundenbesuche, buchbare Projekte und darüber hinaus eigene Kalender für interne und externe Meetings. „Dieser Unterschied stellt bei der Planung von Projekten und sogar bei der Terminvereinbarung eine ziemliche Herausforderung dar.“
Gijs war stets für die Planung verantwortlich. Als das Team wuchs, wurde die Planung immer anspruchsvoller und im Laufe der Zeit nutzte er viele verschiedene Tools. „Wir begannen mit Excel und experimentierten mit verschiedenen Planungstools wie Float. Aber am Ende stießen wir immer auf die gleiche Einschränkung: Doppelbuchungen, weil keines der Tools eine Verknüpfung zu unseren Outlook-Kalendern herstellen konnte.“
Beispielsweise wurde ein Projekt oder ein wiederkehrender Kundentermin gebucht, während jemand bereits einen Termin in seinem Outlook-Kalender eingetragen hatte. Dies führte zu Doppelterminen, die nicht nur intern, sondern teilweise auch bei den Kunden für Stress sorgten.
Im Jahr 2019 machte sich Vindicta erneut auf die Suche nach einem Planungstool. Das Hauptauswahlkriterium für das Tool war eine bidirektionale Synchronisierung mit unserem Outlook-Kalender und das einzige Tool, das zur Auswahl kam, war Timewax. „Eine Demo von Aukje machte deutlich, dass Timewax tatsächlich das tun konnte, was wir suchten, und während eines Proof of Concept im Jahr 2020 funktionierte Timewax perfekt und das Tool tat genau das, was wir wollten.“
„Auch die Integration von Timewax mit Exact Online war ein Vorteil: Jedes Projekt wird in Exact Online platziert und durch die Verknüpfung mit Timewax können wir sofort Buchungen für diese Projekte vornehmen.“
„Darüber hinaus habe ich oft mit der Support-Abteilung interagiert, sowohl bei technischen Herausforderungen als auch auf Projektebene. Dann bekomme ich immer einen kritischen Blick auf meine Fragen und der Support stellt verschiedene Methoden zur Verfügung, um Timewax besser zu nutzen. Auf diese Weise kritisch mit uns mitzudenken und alternative Wege vorzuschlagen, das ist genau das, was wir von unseren Partnern erwarten und wie wir mit unseren eigenen Kunden zusammenarbeiten.“
„Bei der bisherigen Arbeitsweise war die Planung wirklich stressig.“ Beispielsweise hatten die Berater doppelte Kundentermine, die verschoben werden mussten. „Durch die Planung mit Timewax sind unsere Kalender klarer. Das gibt uns die Gewissheit, unsere Aufgaben ordnungsgemäß zu erledigen und eine bessere Qualität zu liefern.“
Darüber hinaus arbeitet Vindicta jetzt verstärkt mit Berichten wie der Projektbudgetübersicht. „Das Projektmanagement ist dadurch viel einfacher geworden“, sagt Gijs, „weil wir jetzt im Vorfeld eines Projekts sehen können, für wie viele Stunden es verkauft wurde, wie viele Stunden tatsächlich eingebucht sind und somit wie viele Stunden sind.“ noch verfügbar, um es fertigzustellen“.
Einerseits macht Timewax die Kalender für Berater übersichtlicher und andererseits gibt es dem Planer Einblick in die Auslastung und die noch verfügbaren Kapazitäten. „Das spart viel Zeit und gibt uns Raum für den Blick über den Tellerrand, zum Beispiel: Wie sieht es mit der Kapazität aus? Welche Projekte können aufgegeben werden und welche Auswirkungen wird dies auf die Planung in der kommenden Zeit haben?”
„Mit solchen Einblicken in unsere Organisation können wir jetzt weiter in die Zukunft blicken, auf sechs Monate oder ein Jahr. Dadurch können wir auf unserer Planung aufbauen und mehr Arbeit erledigen – das macht Timewax zu einem äußerst wichtigen Tool.“
„In Zukunft wollen wir Timewax nutzen, um noch mehr Einblick in unsere Organisation und Geschäftsabläufe zu gewinnen.“ Vindicta nutzt das Tool nun schon seit ca. 3 Jahren, anfangs nutzten sie es jedoch nur kurz. Aber „jetzt haben wir unsere Planung in Ordnung und wir arbeiten daran, unsere Auslastung transparenter zu machen“, erklärt Gijs. Schließlich gibt es immer Verbesserungsmöglichkeiten, zum Beispiel bei unseren „Outlook-Kalendern und den Projekten, die wir mit Timewax Single Sign On verknüpfen und im Sicherheitsbereich – so gibt es immer etwas, das wir noch komfortabler organisieren können“.
Sie können eine interaktive Tour machen, eine maßgeschneiderte Live-Demo buchen oder sogar eine kostenlose Testversion starten. Brauchen Sie nur einen Rat? Zögern Sie nicht, sich für eine kostenlose Beratung an einen unserer Planungsexperten zu wenden. Sparen Sie noch heute Zeit.
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