Als Betriebsleiter müssen Sie ständig Entscheidungen treffen: Welche Projekte haben Priorität, welche Mitarbeiter werden wo eingesetzt und wie lassen sich gesunde Margen sicherstellen? In vielen Unternehmen werden diese Entscheidungen jedoch vor allem nach Dringlichkeit und Bauchgefühl getroffen. Die Folge: Zu viel Zeit und Energie wird für Projekte aufgewendet, die wenig bringen, während den wirklich wertvollen Projekten nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird.
Eine wirkungsorientierte Ressourcenplanung bietet hier eine Lösung, da sie mehr als nur Stunden berücksichtigt. Indem Sie Projekte nicht nur auf Basis von Kapazität, sondern auch von Umsatz und Marge planen, erhalten Sie sofort einen Einblick in die wirklich wichtigen Projekte. Das Ergebnis? Ein klarerer Fokus, ein besserer Personaleinsatz und eine größere Wirkung.
Vier Quadranten, die die Richtung vorgeben
Der Kern der wirkungsorientierten Ressourcenplanung ist die Einteilung von Projekten in vier Quadranten, basierend auf zwei Achsen: Umsatz und Marge. Dieses Modell macht sofort deutlich, welche Projekte eine höhere Priorität haben. Es gibt auch Aufschluss darüber, welche „kleineren“ Projekte angegangen und in einen anderen Quadranten verschoben werden sollten.
Abbildung 1: Projektquadranten basierend auf Umsatz und Marge
I – Kronjuwelen
Große Projekte mit hohen Margen. Dies sind die Projekte, die Sie maximieren möchten. Sie verdienen die größte Aufmerksamkeit bei Ihrer Planung, da diese Projekte Ihnen helfen, die besten Geschäftsergebnisse zu erzielen: den höchsten Umsatz bei der höchsten Marge.
II – Spezialisten
Kleinere Projekte mit hohen Margen. Auch wenn Sie viele davon haben, können sie erhebliche Einnahmen generieren. Nach den Kronjuwelen sind dies die Projekte, die Sie sorgfältig planen sollten, da sie ein gutes Endergebnis erzielen.
III – Volumentreiber
Große Projekte mit geringer Marge. Sie verursachen viel Arbeit, beeinträchtigen aber die Rentabilität. Die Herausforderung besteht darin, teures Personal und externe Ressourcen zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. So können sie letztendlich in den Quadranten der Kronjuwelen aufsteigen.
IV – Verlierer
Projekte mit geringem Umsatz und niedrigen Margen verdienen die geringste Aufmerksamkeit. Wenn Sie zu viele davon haben, ist es wichtig, die zugrunde liegenden Leistungen kritisch zu prüfen. Möchten Sie diese Projekte weiterhin anbieten? Wenn ja, prüfen Sie, wie Sie die Margen durch Senkung des Selbstkostenpreises oder Erhöhung der Handelspreise verbessern können.
KPI: Prognose zur Planungsabweichung
Neben dieser strategischen Aufteilung führt die wirkungsorientierte Ressourcenplanung auch einen umsetzbaren KPI ein: die Prognose zur Planungsabweichung. Dieser KPI gibt an, wie viele Stunden noch für die Fertigstellung von Projekten benötigt werden und vergleicht diese mit den im zukünftigen Ressourcenplan reservierten Stunden. Er zeigt somit, ob Stunden fehlen oder umgekehrt zu viele Stunden eingeplant wurden:
- Sind die Stunden zu kurz? Dann müssen Sie die Ressourcenplanung ergänzen, um Termine einzuhalten.
- Sind es zu viele Stunden? Dann können Sie überschüssige Kapazitäten für andere Projekte freigeben.
- Sitzen Sie richtig? Dann wissen Sie, dass die Balance stimmt und die Ressourcen optimal eingesetzt wurden.
Das zweite Szenario ist nicht zu unterschätzen. Wie oft überplanen wir Kapazitäten und lassen sie einfach schleifen? Im schlimmsten Fall werden die Stunden einfach am Projekt „abgearbeitet“, obwohl sie für andere strategische Projekte und Kunden hätten eingesetzt werden können.
Durch die Kombination dieses KPI mit den vier Quadranten entsteht ein äußerst handlungsrelevantes Dashboard. Auf einen Blick sehen Sie, wo Sie bei Ihrer Ressourcenplanung nachbessern müssen.
Abbildung 2: Blasendiagramm mit Prognose zur Planungsabweichung
Der große Vorteil ist, dass Sie dies kontinuierlich messen können. So vermeiden Sie, dass Probleme erst am Ende eines Projekts sichtbar werden. Stattdessen können Sie rechtzeitig Anpassungen vornehmen.
Was bedeutet das für Betriebsleiter?
Für Betriebsleiter in Bereichen wie Wirtschaftsprüfung, IT, technische Dienste und Beratung bedeutet eine wirkungsorientierte Ressourcenplanung dreierlei:
- Verbesserte Fokussierung : Sie wissen, welche Projekte wirklich zum Geschäftsergebnis beitragen. So wird verhindert, dass Teams ihre Energie für verlustbringende Projekte verschwenden.
- Erhöhte Produktivität : Durch die Messung der KPI Prognose zur Planungsabweichung und die Korrektur des Zeitplans maximieren Sie Ihre Kapazität. Keine Verschwendung, keine Lücken.
- Strategischere Rolle : Ihre Rolle verschiebt sich vom Feuerwehrmann zum strategischen Berater. Sie können begründen, warum bestimmte Projekte Priorität haben, und damit auch die Geschäftsleitung und die Vertriebsteams überzeugen.
Eine solche Übersicht entsteht jedoch nicht einfach so. Die Ressourcenplanung muss zunächst mit Umsatz und Marge angereichert werden. Anschließend können Sie die Projekte in den Quadranten darstellen. Anschließend berechnen Sie den KPI für die Prognose zur Planungsabweichung. Führen Sie diesen Prozess wöchentlich durch, um einen zuverlässigen Überblick zu gewährleisten.
Fazit: Fokus auf Wirkung statt auf Hektik
Viele Unternehmen planen in erster Linie auf der Grundlage der Verfügbarkeit und der wichtigsten Termine. Das Risiko besteht darin, dass Sie ständig beschäftigt sind, aber nicht die gewünschte Wirkung erzielen.
Wirkungsorientierte Ressourcenplanung schafft hier Abhilfe. Indem Sie sich auf Umsatz und Marge konzentrieren und kontinuierlich messen, wo Kapazitäten wirklich benötigt werden, steuern Sie nicht mehr nach Kapazität, sondern nach Ergebnissen. Für Betriebsleiter ist dies das ultimative Werkzeug, um die Komplexität zu kontrollieren und gleichzeitig zur Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens beizutragen.
Möchten Sie wissen, wie das in Ihrem Unternehmen aussieht? Machen Sie den Schritt in Richtung wirkungsorientierter Ressourcenplanung und entdecken Sie, welche Projekte wirklich wichtig sind.
