Xibis ist ein IKT-Dienstleister und erbringt verschiedene Dienstleistungen rund um die ERP-Systeme Baan IV, Baan V und Infor LN. Sie helfen großen, mittleren und kleinen Unternehmen in den Benelux-Ländern. Diese ERP-Systeme sind für die Cloud entwickelt und äußerst skalierbar. Bei Xibis implementieren sie neue Installationen, optimieren bestehende und migrieren alte Versionen der Software auf die neue.
Zusätzlich zu diesen Aktivitäten bietet Xibis Interimsdienstleistungen zur Durchführung von Projekten an, die die IKT-Infrastruktur der Kunden unterstützen. Dazu gehören Tätigkeiten wie die Entwicklung von Add-ons, Business Intelligence und technisches Management. Ein Team von über 25 Mitarbeitern steht seinen Kunden täglich zur Verfügung. Seit 2017 plant Xibis diese Ressourcen täglich mit Timewax.
Mit einem persönlichen Ansatz bietet Xibis einen Mehrwert für die Investitionen, die Unternehmen mit ihnen tätigen. Der Berater, der die Software implementiert, bleibt Ihr persönlicher Ansprechpartner im Unternehmen. Er oder sie übernimmt auch die weitere Nachbetreuung nach der Umsetzung. Dadurch bleibt die Beziehung persönlich und das Wissen über die Arbeitsabläufe des Kunden bleibt erhalten.
Bei Xibis hat sich in letzter Zeit viel verändert, da die Organisation von 15 auf 25 Mitarbeiter gewachsen ist. Sie planten die Ressourcen stets in Excel und es gab ein selbst erstelltes Zeiterfassungssystem. Um den Terminplan in die Kalender der Mitarbeiter zu bekommen, hatten sie selbst eine Integration zu Outlook entwickelt. Mit dieser Integration konnte der Zeitplan mithilfe verschiedener manueller Aktionen aus Excel in Outlook importiert werden.
Aufgrund des Wachstums der Organisation war diese Arbeitsweise keine Option mehr. Excel lieferte keinen richtigen Überblick mehr über den Zeitplan. Darüber hinaus erfassten sie die geplanten Stunden in einem separaten System und die Übertragung des Zeitplans in die Kalender der Mitarbeiter war zu aufwändig.
Um wieder den Überblick zu gewinnen und schneller arbeiten zu können, machte sich Xibis auf die Suche nach einem benutzerfreundlichen Planungssystem, das mit einem Zeiterfassungssystem kombiniert werden kann. Diese Kombination war wichtig, da Xibis getrennte Systeme abschaffen wollte. Es bestand ausdrücklich der Wunsch, mit einem integrierten System zu arbeiten.
Nach einer Recherche im Internet fanden sie die Lösung. In Timewax fanden sie die integrierte Lösung für die Ressourcenplanung und die Verfolgung der tatsächlich aufgewendeten Stunden, die sie suchten.
Der Übergang zu Timewax wurde von Olaf van der Sanden und seinen Kollegen durchgeführt. Nach einer Online-Schulung von Timewax begann Xibis zunächst drei Monate lang mit der Nutzung der Software, indem er mit fünf Kollegen in kleinem Rahmen Ressourcen plante. „Ich hatte eine Vorstellung davon, wie Timewax am besten in die Organisation passen würde. Indem wir Timewax zunächst mit einer kleinen Anzahl von Kollegen aus unterschiedlichen Disziplinen ausprobiert haben, haben wir herausgefunden, ob meine Idee auch in der Praxis funktioniert“, sagt Olaf. Dieser Prozess und die Begeisterung der ersten Mitarbeitergruppe halfen Xibis, die übrigen Kollegen für die neue Arbeitsweise zu gewinnen.
„Der Übergang zu Timewax verlief reibungslos. Fragen oder Probleme wurden von Timewax schnell und angemessen beantwortet und gelöst.“ – Olaf van der Sanden Projektteammanager bei Xibis
Nach dieser Testphase haben die anderen Mitarbeiter Timewax übernommen. Die Ressourcenplanung wurde von der Excel-Tabelle auf eine Plantafel verlagert. Die anderen Prozesse wie Zeiterfassung und Urlaubsanträge wurden weiterentwickelt und schließlich in der Mobile-App von Timewax unterstützt. Außerdem wurde eine neue Integration zu den Outlook- Kalendern eingerichtet, die den Zeitplan automatisch an die Kalender weiterleitet. Olaf sagt: „Der Übergang zur neuen Situation bei Timewax verlief reibungslos. Alle Fragen oder Probleme, die wir hatten, wurden von Timewax schnell und angemessen beantwortet und gelöst.“
Aufgrund des Wachstums der Organisation suchte Xibis nach einer Lösung, die den Überblick in der Ressourcenplanung wiederherstellen und Arbeitsprozesse beschleunigen könnte. Olaf van der Sanden: „Mit Timewax kann ich jetzt die Projekt- und Ressourcenplanung in einem Softwaresystem überwachen. Früher hatte ich separate Dateien und war auf mehrere Systeme angewiesen. Jetzt ist in Timewax alles in einem System integriert. Das spart Zeit und der Zeitplan ist für alle Mitarbeiter leicht auffindbar. In Timewax kann ich ganz einfach von der Erstellung eines Projekts zur Planung der Dauer mit einem Gantt-Diagramm übergehen und es mit der Planung von Ressourcen in der Plantafel abschließen. Am Ende exportiere ich per Knopfdruck die tatsächlich geleisteten Stunden und leite sie an Unit4 weiter.“
„Timewax hat eine saubere und übersichtliche Oberfläche, ist benutzerfreundlich und die Integrationen tragen dazu bei, dass der Ressourcenplanungsprozess reibungslos verläuft.“ – Olaf van der Sanden Projektteammanager bei Xibis
Die Planung ist in die Outlook-Kalender aller Xibis-Mitarbeiter integriert. „Die Übertragung des Zeitplans in ihre Kalender erfolgt jetzt vollautomatisch und das spart viel Zeit“, sagt Olaf. Mit der Mobile-App können Xibis-Mitarbeiter ortsunabhängig die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden erfassen. Diese Stunden können sie zur Spezifizierung von Rechnungen bei Timewax abrufen. Auch hier wird durch den Wegfall manueller Arbeit viel Zeit gespart. Olaf sagt: „Timewax verfügt über eine saubere und klare Benutzeroberfläche, ist einfach zu bedienen und Integrationen tragen dazu bei, den Ressourcenplanungsprozess zu vereinfachen.“
Xibis plante Projekte und Ressourcen immer in Excel. Die geleisteten Arbeitsstunden wurden in eine selbst entwickelte Software eingegeben. Dies war eine großartige Lösung, bis die Organisation erheblich zu wachsen begann. Die Übersicht im Zeitplan ist verschwunden. Verschiedene Planungsprozesse nahmen immer mehr Zeit in Anspruch. Xibis erkannte, dass diese Art der Planung nicht mehr haltbar war. Es musste verbessert werden.
Die Planung von Ressourcen und die Zeiterfassung wurden auf Timewax verlagert, wodurch es Xibis gelang, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Manuelle Arbeit ist jetzt automatisiert und Xibis ist nicht mehr auf separate Softwaresysteme und Dateien angewiesen. Das bedeutet, dass Xibis nun für die Zukunft gerüstet ist, um zu wachsen und zu expandieren.
Sie können eine interaktive Tour machen, eine maßgeschneiderte Live-Demo buchen oder sogar eine kostenlose Testversion starten. Brauchen Sie nur einen Rat? Zögern Sie nicht, sich für eine kostenlose Beratung an einen unserer Planungsexperten zu wenden. Sparen Sie noch heute Zeit.
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