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Einen Zeitplan erstellen? Warum eigentlich?

Bei vielen Dienstleistern wird immer noch zu viel Zeit verschwendet und Zeit ist für diese Unternehmen immer noch Geld. Wenn sie den Zeitfaktor im Griff haben, können sie ihre Produkte und Dienstleistungen für die Gesellschaft verbessern. Dabei hilft eine gute Planung.

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Warum planen?

Weil Sie sich nicht von den aktuellen Themen beherrschen lassen wollen. Und dass diese Täuschung die Agenda für morgen bestimmt. Regieren bedeutet, nach vorne zu schauen, und Planung ist das Instrument. Aber wie weit planen Sie im Voraus?

Das hängt davon ab, wie weit man nach vorne blicken kann. Je weiter die Aktivitäten in der Zukunft liegen, desto grober planen Sie. Sie planen sie beispielsweise mit einem Gantt-Diagramm, jedoch nicht im Detail.

Arbeitsplan erstellen

Sie möchten möglichst viele Mitarbeiter für die gesamte Projektlaufzeit reservieren. Wenn die Aktivitäten näher rücken, erstellen Sie einen operativen Arbeitsplan.

Bei großen Projekten blickt man auf die nächsten vier bis sechs Wochen. Sie erarbeiten eine Phase in Aktivitäten und ggf. Unteraktivitäten. Von hier aus erstellen Sie eine Planung pro Mitarbeiter und weisen Aktivitäten zu. In Timewax tun Sie dies mit Hilfe unserer Plantafel.

Erstellen Sie einen Wochenplan

Viele Unternehmen erstellen einen Wochenplan, denn eine Woche ist ein rundes Ganzes. Einmal pro Woche bereiten sie die Planung für die kommende Woche vor und dies ist der Ausgangspunkt für alle.

Natürlich müssen Sie nicht jede Woche einen Zeitplan erstellen. Es kann beispielsweise auch pro Tag durchgeführt werden. Denken Sie an Unternehmen, die Mitarbeiter für akute Ereignisse einplanen müssen. Natürlich können sie diese Vorfälle nur am Tag selbst sehen.

Beenden Sie Excel

Wenn Sie nur eine Handvoll Mitarbeiter planen, ist Excel ein tolles Tool zur Planung. Es ist übersichtlich und Sie können alle problemlos per E-Mail oder Telefon über die Planung und Änderungen informieren.

Mit viel mehr Mitarbeitern wird es schwieriger. Vor allem, wenn Sie häufig Änderungen in der Planung haben. In Excel können Sie nicht ziehen, sondern müssen Zellen kopieren. Das ist umständlich und so passieren leicht Fehler.

Jenseits von Excel

Dann ist es an der Zeit für ein Planungstool, das die Planung per Drag & Drop wirklich konkretisiert und zudem arbeitsfähige Stunden, Konflikte und Überbuchungen signalisiert, sodass Fehler der Vergangenheit angehören.

Darüber hinaus möchten Sie, dass jeder die Planung jederzeit und überall einsehen und bearbeiten kann. Das ist mit Excel nicht möglich. Dafür ist ein Online-Planungstool erforderlich, das auch mit mehreren „Geräten“ genutzt werden kann.

Integrationen

Unsere Planungssoftware integriert sich nahtlos in Ihre Systeme. Befreien Sie sich von Aufgaben, die Sie automatisieren können mit unseren Integrationen und API.

Einfache Plantafel

Wir haben uns von altmodischen Plantafeln inspirieren lassen. Die Planung auf einer solchen Tafel ist weit verbreitet. Das Konzept einer solchen Plantafel ist gut. Es ist sehr anschaulich und jeder versteht, wie es funktioniert.

In Timewax erstellen Sie einen Online-Plan in unserer Plantafel-Funktion. Sie können sowohl auf Tages- als auch auf Wochenebene arbeiten. Die Planung erfolgt einfach per Drag & Drop von Mitarbeitern zu Projekten. Und außerdem ist unsere Plantafel online.

Planning Board feature
Timewax iCalendar integration

Kalendersysteme

Mit unseren Integrationen zu Outlook und Google Kalender bringen wir die Planung in Ihr Kalendersystem. Damit steht den Mitarbeitern immer die aktuellste Planung zur Verfügung, in einem System, mit dem sie bereits vertraut sind.

Mit unserer 2-Wege-Anbindung ist es sogar möglich, Mitarbeiter direkt aus Outlook heraus planen zu lassen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter selbst Termine mit Kunden vereinbaren dürfen. Auf diese Weise haben Planer immer 100%igen Überblick.

In zwei Minuten fertig

„Wenn ich ein Projekt für eine Abteilung plane, bin ich in zwei Minuten fertig. Ich wähle die Mitarbeiter aus und ziehe sie einfach auf das Projekt.“

Photo of Martin Embregts
Martin Embregts | Telindus
PROJECT PLANNER SERVICE DELIVERY
Illustration of the Timewax mobile app

Mobile-App

Mit der Mobile-App für iPhone und Android haben Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf ihre Online-Planung. Perfekt für Außendienstmitarbeiter. Änderungen im Planungstool werden sofort umgesetzt.

Neben der Einsicht in die Planung besteht auch die Möglichkeit, die tatsächlich aufgewendeten Stunden zu erfassen. Darüber hinaus kann der Fortschritt auch mit einem Fertigstellungsgrad und noch benötigten Stunden gemeldet werden.

Analytik

Wenn Sie ein Projekt planen, möchten Sie auch die Ergebnisse des Projekts auf Marge und Leistung analysieren. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen beim nächsten Mal noch besser abschneidet. Sie können es mit der Analytik-Funktion analysieren.

Mit dieser Funktion erhalten Sie Zugriff auf interaktive Diagramme und Tabellen. Auf diese Weise können Sie ganz einfach tiefer in die Daten eintauchen und sicherstellen, dass jedem in Ihrem Unternehmen die Informationen auf die gleiche Weise präsentiert werden.

Illustration of a dashboard in Timewax that shows the project performance based on the project progress

4 bewährte Best Practices zur Messung des Projektfortschritts

In unserem Whitepaper verraten wir 4 Praktiken, die die Kapazitätsplanung zu 100 % zuverlässig machen. Nummer 4 ist wirklich ein Killer!

Mögliche Umsatzsteigerung