Die Abiant Holding unterstützt verschiedene Marken innerhalb der Abiant-Gruppe, darunter die Genossenschaft Abiant und Abiant Agro. Sie übernimmt außerdem die Personal-, Verwaltungs- und Planungsprozesse für die Personalagenturen Abiant, MF Horeca und @Work.
Aufgrund der vielfältigen Funktionen und Zeitpläne, die teilweise Monate bis zu einem Jahr im Voraus erstellt werden, benötigte die Genossenschaft ein System, das sich schnell, stabil und flexibel anpassen kann.
Wir sprachen mit Marc Bodewes, dem Anwendungsmanager, der für die Auswahl, Einrichtung und Implementierung von Timewax verantwortlich war. Er erläutert den Ablauf der Umstellung und die täglichen Vorteile.
„Unsere alte, individuell angepasste Softwarelösung funktionierte jahrelang einwandfrei, wurde aber nicht weiterentwickelt“, sagt Marc. „Dadurch kam es immer wieder zu Ausfällen. Bei mehreren Schichten, verschiedenen Mitarbeitertypen und langfristiger Planung ist das einfach nicht machbar.“
Wir brauchten eine stabile, technisch aktuelle und sichere Lösung, die mit unseren Prozessen skalierbar ist und die Vielfalt unserer Mitarbeiter und Vertragsarten berücksichtigt. Bei einer Jahresplanung muss man sich auf sein System verlassen können. Wir suchten einen Anbieter, der sich auf Software für die Personalplanung spezialisiert hat.
„Während des Nutzertests haben wir schnell festgestellt, dass Timewax gut zu unserer Arbeitsweise passt“, sagt Marc. „Die AFAS-Integration musste einfach perfekt sein. Das war für uns unerlässlich.“
„Wir brauchten eine zusätzliche Logik für unsere Kooperationsprozesse. Sie haben sie entwickelt. Kein ‚Ja, aber‘, sondern eher: ‚Lasst uns herausfinden, wie wir das lösen können.‘ Das hat wirklich Vertrauen geschaffen.“
„Am meisten schätze ich die Transparenz“, sagt Marc. „Man erfährt sofort, was möglich ist und was nicht, und warum. Das beugt Frustration vor. Und seit Kurzem können wir die Synchronisierung mit AFAS Profit selbst durchführen; wir müssen uns bei kleineren Problemen nicht mehr an den Support wenden. Das zeigt, dass sie wirklich mitdenken und die Entwicklung vorantreiben.“
„Wir sind die Implementierung bewusst gründlich angegangen“, sagt Marc. „Wir begannen in einer Testumgebung, die mit einer AFAS-Testumgebung verbunden war. Dort testeten wir unseren gesamten Prozess, einschließlich eines simulierten Zeitplans. Da wir so weit im Voraus planen, musste der Übergang beim ersten Mal perfekt sein.“
„Wir haben von Anfang an fünf Schlüsselnutzer einbezogen. Dadurch war sichergestellt, dass die Einrichtung von Beginn an solide war, und wir konnten die Planer problemlos in den Veränderungsprozess einbinden.“
„Wir konnten unsere langfristige Planung aus dem alten System exportieren und wieder in Timewax importieren. Das hat uns enorm viel Arbeit erspart.“
„Wenn ich in Timewax einen Planungseintrag erstelle, ist dieser sofort in AFAS Profit und AFAS Pocket verfügbar. In AFAS Pocket können die Mitarbeiter sehen, welche Kunden sie besuchen müssen und dort ihre Arbeitsstunden erfassen“, sagt Marc.
Wenn ein Kunde anruft, um einen Termin zu vereinbaren, geht das Scrollen viel schneller als früher. Das erleichtert unsere Arbeit enorm. Und jetzt können wir dem Kunden eine Liste all seiner wiederkehrenden Termine per E-Mail schicken.
