Für operative Manager in professionellen Dienstleistungsunternehmen ist die externe Personalbeschaffung ein gängiges Instrument. Ob IT, Rechnungswesen, Beratung oder technische Dienstleistungen – das Dilemma bleibt dasselbe: Wann sollte man externe Mitarbeiter einsetzen und wann sind andere Lösungen ratsam?
Das Szenario ist bekannt: Ein Kunde meldet sich mit einem interessanten Projekt, aber Ihr Team ist komplett ausgebucht. Oder Sie gewinnen eine große Ausschreibung, aber es fehlt Ihnen an Fachwissen. Die erste Reaktion? Outsourcing. Schnell, flexibel, Problem gelöst.
Doch dieser automatische Reflex ist nicht immer die beste Wahl. Die Einstellung externer Mitarbeiter birgt erhebliche Kosten und Risiken, die weit über den Tagessatz hinausgehen.
Wann externe Rekrutierung sinnvoll ist
Externe Personalbeschaffung funktioniert in bestimmten Situationen gut:
Vorübergehende Bedarfsspitzen. Ihre Steuerberatungskanzlei befindet sich mitten in der Steuersaison, oder Ihre IT-Abteilung steht vor einem kurzfristigen Go-Live und benötigt dafür zusätzliches Personal. Externe Ressourcen können den Druck vorübergehend mindern, ohne Ihre Fixkosten zu erhöhen.
Spezialwissen für Einzelprojekte. Ein Ingenieurbüro erhält einen Auftrag, der bestimmte Zertifizierungen erfordert, oder ein Beratungsunternehmen benötigt für ein einzelnes Projekt einen Nachhaltigkeitsspezialisten. Die Schließung von Wissenslücken, die nicht zu den Kernkompetenzen gehören, ist ein legitimer Grund für die Beauftragung externer Experten.
Experimentieren mit neuen Märkten. Sind Sie ein technischer Dienstleister und möchten ein neues Geschäftsfeld erschließen? Externe Expertise kann Ihnen helfen, zu entscheiden, ob eine dauerhafte Expansion sinnvoll ist, ohne sofort festangestellte Mitarbeiter einstellen zu müssen.
Unsichere Marktbedingungen. Wenn Ihre Umsätze schwanken oder Ihr Auftragsbestand unvorhersehbar ist, bietet externes Personal Flexibilität. Sie können Ihr Unternehmen ohne Entlassungsrisiko vergrößern oder verkleinern.
Wann man externe Einstellungen vermeiden sollte
Es gibt mindestens ebenso viele Situationen, in denen die Einstellung externer Mitarbeiter kontraproduktiv ist:
Strukturelle Kapazitätsengpässe. Wenn Sie jeden Monat dieselben Fachkräfte einstellen, suchen Sie nicht nach Aushilfskräften, sondern verschleiern damit einen strukturellen Personalmangel. Der Berater, der seit acht Monaten für Sie arbeitet? Den hätten Sie fest anstellen sollen.
Wissensentwicklung ist entscheidend. In Branchen, in denen Wissen wertvoll ist, verlieren Unternehmen viel, wenn sie extern einstellen. Der teure Interimsmanager wird das Unternehmen bald mit all seinem erworbenen Wissen wieder verlassen. Für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Beratungsunternehmen, in denen Kundenbeziehungen und Fachkompetenz unerlässlich sind, ist dieses Risiko erheblich.
Kultur und Kontinuität. Professionelle Dienstleistungen basieren auf Teamdynamik und kollaborativen Arbeitsmethoden. Häufig wechselnde externe Faktoren stören diese Kontinuität. Kunden bemerken den Unterschied zwischen einem eng verbundenen Team und einer Ansammlung wechselnder Gesichter.
Versteckte Kosten häufen sich. Die Einstellung externer Mitarbeiter erscheint transparent, doch vergessen Sie nicht die Einarbeitungszeit, die Koordinationskosten und das Risiko von Qualitätsunterschieden. Ein festangestellter Mitarbeiter, der innerhalb von drei Monaten vollständig eingearbeitet ist, bietet langfristig einen höheren Mehrwert als drei externe Neueinstellungen pro Jahr.
Die finanzielle Realität: Was kosten externe Neueinstellungen wirklich?
Der Stundensatz für externe Mitarbeiter erscheint auf den ersten Blick einfach, doch die Gesamtkosten sind deutlich höher, als viele Manager annehmen. Studien zeigen, dass externe Mitarbeiter 1,6- bis 2-mal so teuer sind wie das Gehalt eines vergleichbaren Festangestellten. Bei der Anstellung über Zeitarbeitsfirmen steigt dieser Faktor sogar auf das 1,8- bis 2,5-Fache.
Bei kurzfristigen Projekten (unter einem Jahr) kann die Beauftragung externer Mitarbeiter immer noch Einsparungen von 20–30 % ermöglichen, hauptsächlich weil keine Urlaubs-, Kranken- und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Sobald ein externer Mitarbeiter jedoch länger als ein Jahr im Einsatz ist, verschiebt sich das Verhältnis. Dann zahlt man monatelang die höheren Stundensätze, obwohl ein festangestellter Mitarbeiter strukturell günstiger gewesen wäre.
Die Abordnung über Vermittler wird noch teurer: Die Kosten steigen aufgrund von Mehrwertsteuer und Agenturprovisionen um etwa 45 %. Laut einer aktuellen Studie zahlt die niederländische Regierung durchschnittlich 10,50 € pro Stunde mehr als die marktüblichen Sätze, einfach weil die Vergütungssätze weiterhin an interne Gehaltstabellen und nicht an Marktpreise gekoppelt sind.
Diese Zahlen sind nicht ungewöhnlich. Im Jahr 2024 gab die Zentralregierung insgesamt 3,7 Milliarden Euro für externe Neueinstellungen aus, was 15,4 % der gesamten Personalausgaben entsprach. Bei den Kommunen liegt dieser Anteil sogar bei 18 %. Beide Werte überschreiten den von Römer festgelegten Höchstwert von 10 % deutlich.
Der Unterschied zwischen einer Nachberechnung und einem Festpreis
Für professionelle Dienstleistungsunternehmen spielt die Art des Projekts eine entscheidende Rolle dabei, wie sich die Beauftragung externer Dienstleister auf die Rentabilität auswirkt.
Bei Projekten, die auf Kostenrechnung basieren, können externe Kosten häufig an den Kunden weitergegeben werden. Der höhere Stundensatz externer Auftragnehmer führt direkt zu einer höheren Rechnung. Obwohl Ihre Stundenmarge dadurch geringer ausfällt, bleibt der Einfluss auf die Gesamtprojektmarge begrenzt.
Bei Festpreisprojekten verhält es sich grundlegend anders. Hier tragen Sie die volle Verantwortung für Ihre internen Kosten. Jede Arbeitsstunde eines externen Mitarbeiters kostet Sie das 1,6- bis 2,5-Fache eines festangestellten Mitarbeiters. Dennoch stellen Sie den gleichen Projektpreis in Rechnung.
Angenommen, Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat einen Compliance-Auftrag für 50.000 € verkauft. Sie haben 500 Stunden zu internen Kosten von 60 € kalkuliert, was eine gute Marge von 40 % ergibt. Aufgrund von Kapazitätsengpässen beauftragen Sie jedoch einen externen Berater für 200 dieser 500 Stunden zu einem Stundensatz von 120 €. Diese 200 Stunden kosten nun 24.000 € statt 12.000 €. Die Marge sinkt von 20.000 € auf 8.000 € – ein Rückgang um 60 %.
Für IT-Unternehmen und technische Dienstleister, die viele Festpreisprojekte abwickeln, kann die regelmäßige Beauftragung externer Mitarbeiter über Gewinn oder Verlust entscheiden. Jeder externe Mitarbeiter, der regelmäßig an Festpreisprojekten beteiligt ist, schmälert direkt die Projektmargen.
Die Beauftragung externer Mitarbeiter für Festpreisprojekte birgt daher ein Risiko, es sei denn, sie ist wirklich nur vorübergehend und notwendig. Eine strukturelle Abhängigkeit von externen Mitarbeitern bei dieser Art von Arbeit ist ein Warnsignal dafür, dass Ihre Ressourcenplanung nicht mit Ihrer Vertriebsstrategie übereinstimmt.
Die Alternative: strategische Kapazitätsplanung
Wie lässt sich die externe Personalbeschaffung am besten einschränken? Indem man Situationen vermeidet, in denen man davon abhängig wird. Das beginnt damit, den eigenen Kapazitätsbedarf zu kennen.
Viele Betriebsleiter planen reaktiv: Ein Projekt steht an, also stellen wir Personal ein. Ein vorausschauender Ansatz ist jedoch effektiver. Analysieren Sie Ihre Projektpipeline, erkennen Sie Muster in Ihrem Ressourcenbedarf und antizipieren Sie Spitzenzeiten, bevor sie eintreten.
Das bedeutet auch, ehrlich über den Personalbestand zu sein. Wenn Ihre Mitarbeiter ständig nur zu 90 % ausgelastet sind, bleibt kein Spielraum für Wachstum, Krankheit oder Urlaub. Die Folge? Sie sind gezwungen, externes Personal zu den ungünstigsten Zeiten und oft zu höheren Konditionen einzustellen.
Berücksichtigen Sie auch interne Flexibilität. Können Mitarbeitende vorübergehend zwischen Projekten oder Abteilungen wechseln? Gibt es Möglichkeiten zur abteilungsübergreifenden Weiterbildung, sodass Mitarbeitende mehrere Aufgaben übernehmen können? Solche Investitionen reduzieren die Abhängigkeit von externen Partnern.
Fazit: Die Balance finden
Externe Personalbeschaffung ist zwar nicht verpönt, aber auch kein Allheilmittel. Für Betriebsleiter geht es darum, bewusste Entscheidungen auf Grundlage konkreter Situationen zu treffen, nicht aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit.
Bevor Sie jemanden einstellen, sollten Sie sich drei Fragen stellen: Ist das wirklich nur vorübergehend? Bauen wir Wissen auf oder verlieren wir es? Und sind die Gesamtkosten, einschließlich der Gemeinkosten, akzeptabel?
Organisationen, die externes Personal strategisch einsetzen, nutzen es zur Ergänzung ihres festen Stammpersonals. Sie investieren in Planung und strategische Beratung und können so externe Mitarbeiter nur dann einsetzen, wenn diese einen echten Mehrwert bieten. Das Ergebnis sind nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch höhere Qualität, verbesserte Kontinuität und eine Teamzusammenarbeit, die für die Kunden einen echten Unterschied macht.
