Bei Veldkamp dreht sich alles um technischen Service, Generalüberholung und Wartung. Das Unternehmen aus Raalte haucht bestehenden Maschinen neues Leben ein: Sie werden einer kompletten mechanischen Überholung unterzogen, und veraltete Steuerungen werden durch moderne Software und Bedienfelder ersetzt. Darüber hinaus unterstützt Veldkamp seine Kunden mit Wartung, Fehlersuche und technischen Einsätzen vor Ort – in den gesamten Niederlanden und darüber hinaus.
Mit 60 bis 70 Mitarbeitern, darunter Ingenieure und insbesondere viele Mechaniker, ist eine präzise Planung unerlässlich. Die Arbeit findet sowohl in der Werkstatt als auch vor Ort statt, und der Planungshorizont reicht von langfristigen Wartungsplänen bis hin zu Ad-hoc-Anfragen, die sofort bearbeitet werden müssen. Gerade in einem so dynamischen Umfeld ist es wichtig, stets zu wissen, wer verfügbar ist, wo Engpässe auftreten und wie die Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden können.
Veldkamp wurde schnell klar: Die Arbeit mit Excel war nicht mehr praktikabel. Gemeinsam mit Timewax brachte Veldkamp mehr Struktur, Vorhersagbarkeit und Kontrolle in ein komplexes Planungsumfeld. Erik Koskamp, Betriebsleiter bei Veldkamp, berichtet, wie dieser Wechsel gelang und welche Ergebnisse erzielt wurden.
Als Erik Koskamp vor zwölf Jahren bei Veldkamp anfing, erfolgte die Planung noch in Excel. Zusammen mit seinen Kollegen pflegte er eine gemeinsame Datei, in der Aufgaben, Verfügbarkeit und Einsatz manuell geplant wurden.
In der Praxis funktionierte das immer schlechter. Die Planung war fehleranfällig, bot zu wenig Überblick und erschwerte es, schnell zu erkennen, wer verfügbar war oder wo Kapazitätsengpässe drohten. Insbesondere in einer Organisation, in der sowohl langfristige Planung als auch dringende Aufgaben zum Alltag gehören, führte dies zu Unruhe.
Erik bemerkte, dass insbesondere die Kombination verschiedener Arbeitsarten die Sache verkomplizierte. Manche Kunden reichten bereits im Dezember einen kompletten Jahresplan ein. Gleichzeitig gingen kurzfristige Anfragen ein, die sofort einen Techniker erforderten. Excel bot nicht die nötige Übersicht, um dies effektiv zu managen.
Veldkamp suchte nach einer Lösung, die es dem Unternehmen ermöglichen würde, schneller zu erkennen, wer verfügbar ist, einfacher vorauszuplanen und Stoßzeiten frühzeitig zu erkennen. Fündig wurden sie mit Timewax.
Obwohl Veldkamp nicht sofort alle Funktionen nutzte, erwies sich insbesondere das Planungsboard als genau das, was benötigt wurde. Auf einen Blick war ersichtlich, welche Kapazitäten noch frei waren, wo sich der Zeitplan zu füllen begann und wann Handlungsbedarf bestand.
Durch den einfachen Wechsel zwischen verschiedenen Zeiträumen – von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten im Voraus – gewann Erik deutlich mehr Kontrolle über die Personalplanung. Dies ermöglichte es ihm auch, frühzeitig Anpassungen vorzunehmen, beispielsweise durch die rechtzeitige Einstellung externer Mitarbeiter, bevor ein Kapazitätsengpass tatsächlich auftrat.
Der größte Gewinn lag nicht nur in der Planung selbst, sondern vor allem in der Ruhe, die sie in den Betrieb brachte. Während die Planung zuvor regelmäßig zu kurzfristigen Änderungen und Unsicherheit für die Techniker führte, wurde nun eine deutlich höhere Vorhersagbarkeit erreicht.
Ich erhalte von den Technikern die Rückmeldung, dass sie noch nie so früh über ihren Dienstplan informiert wurden. Was früher regelmäßig für Unruhe sorgte, ist jetzt viel besser unter Kontrolle.
Dieser Unterschied ist für eine technische Serviceorganisation von entscheidender Bedeutung. Techniker müssen ihren Status kennen, Kunden verlassen sich auf zuverlässige Bereitstellung, und Planer möchten Probleme vorhersehen, anstatt sie erst im Nachhinein zu beheben. Genau hier hat Timewax für Veldkamp den entscheidenden Unterschied gemacht.
Veldkamp nutzt Timewax seit etwa zehn Jahren als Planungslösung. Und obwohl das Planungsboard nach wie vor den Kern bildet, strebt das Unternehmen eine weitere Optimierung an.
Der nächste Schritt ist die weitere Automatisierung von Planungsprozessen. Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter könnten ihre eigenen Dienstpläne einsehen, anstatt sie manuell übermittelt zu bekommen. Und digitale Zeiterfassung, bei der die geleisteten Arbeitsstunden sofort erfasst und verarbeitet werden, anstatt über Papierformulare und anschließende administrative Schritte.
Mit Timewax sind diese Möglichkeiten zum Greifen nah: ein einziges System, in dem Planung, Arbeitszeiten und Kommunikation zusammenkommen und Prozesse deutlich effizienter organisiert werden.
Darüber hinaus untersucht Veldkamp die Rolle der Integration mit anderen Systemen, wie beispielsweise Exact. Insbesondere im Zuge der zunehmenden Integration von Planung und Zeiterfassung ist es logisch, dass diese Systeme effektiver zusammenarbeiten.
Neben der Funktionalität des Produkts schätzt Veldkamp auch die Zusammenarbeit mit Timewax. Laut Erik ist das System stabil und der Support bei Bedarf leicht erreichbar.
Während andere Softwareanbieter mit Ticketsystemen und langen Wartezeiten arbeiten, stellt Veldkamp fest, dass Timewax schnell reagiert und bei Fragen sofortige Hilfe bietet. Für ein Unternehmen, in dem die Planung direkten Einfluss auf den täglichen Betrieb hat, sind diese kurzen Kommunikationswege von großer Bedeutung.
Für Veldkamp hat Timewax die Planung in einem Umfeld mit hoher Personalfluktuation, vielfältigen Arbeitsaufgaben und einem großen Außendienstteam deutlich vereinfacht. Das Unternehmen hat nun einen besseren Überblick über die Kapazitäten, kann schneller reagieren und kommuniziert umgehender mit den Technikern.
Was als Ersatz für einen unbrauchbaren Excel-Zeitplan begann, entwickelte sich zu einer soliden Grundlage für den Betrieb – und zu einer Basis für die weitere Professionalisierung.
Kurz zusammengefasst ergab das Veldkamp:
Möchten Sie mehr über diese Zusammenarbeit erfahren? Oder sind Sie neugierig, wie das für Ihre Organisation aussehen könnte? Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wo Ihre Planung intelligenter gestaltet werden kann .
