Vandelanotte is een toonaangevend accountants- en advieskantoor in België met meer dan 80 jaar ervaring en ruim 750 medewerkers verspreid over verschillende vestigingen. Het bedrijf ondersteunt organisaties in uiteenlopende sectoren met accountancy, audit, fiscaliteit en consultancy.
Door de groei van het aantal projecten en medewerkers ontstond bij Vandelanotte de behoefte aan meer inzicht in de bezetting, projectstatussen en margeontwikkeling. De grootste uitdaging waar planning mee te maken had, was om projecten, klanten en medewerkers aan te maken en up to date te houden in Timewax. Dit zorgde voor veel extra administratie en manuele acties van de planner.
Werken met sjablonen vereenvoudigt wel een deel van het proces, maar de synchronisatie met AFAS zorgt er nu voor dat projecten met de correcte voorcalculatie regels en koppeling met aan klant automatisch aangemaakt worden. Hetzelfde geldt voor de gegevens van medewerkers.
Om voor de planning van de afdeling Audit de versnippering aan te pakken, startte Vandelanotte samen met Timewax een traject om de integratie tussen AFAS en Timewax te realiseren.
Tijdens een inspiratiesessie met de key users liet het Timewax-team zien hoe de tool optimaal kan worden ingezet binnen een accountantsorganisatie en hoe automatisering kan bijdragen aan efficiëntere projectplanning.
Vanuit deze sessie kwam de wens naar voren om AFAS te koppelen aan Timewax, zodat alle stamgegevens zoals klanten, projecten, activiteiten en resources automatisch worden gesynchroniseerd. Daarnaast werd de koppeling uitgebreid met het ophalen van voorcalculaties, waardoor ook de begrote uren en kosten per project vanuit AFAS beschikbaar zijn in Timewax.
Na een uitvoerige testfase werd de koppeling in productie genomen. De implementatie verliep gefaseerd, met aandacht voor datakwaliteit, controles en validatie door de key users.
Sinds de implementatie van de AFAS-integratie werkt Vandelanotte volledig met één bron van waarheid. Alle gebruikers hebben nu inzicht in dezelfde data, altijd up-to-date en consistent.
De voordelen die dit opleverde:
De koppeling tussen AFAS en Timewax heeft niet alleen geleid tot efficiënter werken, maar ook tot meer betrokkenheid van gebruikers. Doordat data transparant en actueel beschikbaar is, nemen teams vaker het initiatief om hun planning en projecten te optimaliseren.
Met deze stap heeft Vandelanotte een stevige basis gelegd voor verdere digitalisering en datagedreven besluitvorming precies wat nodig is om als modern accountantskantoor toekomstbestendig te blijven.
