Succesverhalen

Ondertussen wordt er ook gewoon geëxperimenteerd in de dagelijkse praktijk. Equans werkt al met Tim, de AI-assistent binnen Timewax. Voor Victor zit de waarde nu vooral in heel concrete taken die normaal meerdere handelingen vragen. In plaats van zelf door de planning te klikken, kan hij Tim bijvoorbeeld een opdracht geven als: ‘Plan Jan in op project X van 29 september tot en met 31 december.’ Of andersom. Toen Victor onlangs een grote groep medewerkers van een project moest halen, hoefde hij ze niet meer één voor één op te zoeken en te verwijderen. Hij kon Tim simpelweg vragen om iedereen van het betreffende project te halen. “Je hoeft niet meer alles bij elkaar te klikken. Je geeft gewoon het commando. Dat helpt echt enorm.”

De invoering van Timewax was voor avodaq het juiste antwoord op de toegenomen complexiteit in resource planning. De centrale planning biedt nu een volledig overzicht van resources, projecten en capaciteit. Dubbele boekingen, knelpunten en vrije beschikbaarheid worden vroegtijdig zichtbaar, waardoor planningsbeslissingen sneller en beter onderbouwd worden. Voor medewerkers nam de transparantie in de dagelijkse werkzaamheden toe: reserveringen in de planning en relevante opdrachtgegevens worden gesynchroniseerd in de agenda’s. Technici zien hun planning in Outlook waar ze hun dag organiseren en hoeven wijzigingen niet meer actief in de planningstool te controleren.

Voor Coenradie zat de doorslag niet in één specifieke functionaliteit, maar juist in de combinatie van overzicht, gebruiksgemak en flexibiliteit. De planning sloot aan op de manier waarop medewerkers al gewend waren te werken, terwijl tegelijkertijd veel meer mogelijkheden beschikbaar kwamen dan voorheen. Met één klik kunnen planners nu schakelen tussen vestigingen of juist een totaaloverzicht bekijken van de volledige organisatie. Hierdoor ontstaat direct inzicht in beschikbare capaciteit, lopende projecten en de inzet van specialistisch materieel.

Met 60 tot 70 medewerkers, waaronder engineers en vooral veel monteurs, is een strakke planning cruciaal voor Veldkamp. Timewax heeft geholpen om planning behapbaar te maken in een omgeving met veel beweging, wisselende werksoorten en een grote buitendienst. De organisatie heeft nu beter zicht op capaciteit, kan eerder bijsturen en communiceert tijdiger richting monteurs. Wat begon als een vervanging van een onwerkbare Excel-planning, groeide uit tot een stevig fundament onder de operatie — en een basis voor verdere professionalisering.

Ons oude maatwerkpakket werkte jarenlang prima, maar werd niet meer doorontwikkeld,. Als ik nu in Timewax een plan item aanmaak, staat dit binnen een ogenblik in AFAS Profit en AFAS Pocket. In AFAS Pocket zien de medewerkers bij welke klanten ze moeten zijn en boeken daar ook hun gemaakte uren. Als een klant belt voor een afspraak gaat het vooruitbladeren in de tijd zóveel sneller dan we gewend waren. Dat maakt ons werk echt makkelijker. En we kunnen nu van een klant al zijn herhalende afspraken in een overzicht mailen.

Met Timewax beschikken we over een planning waar iedereen op kan vertrouwen. Voor de planners helpt het enorm dat het vastleggen van de planning zeer laagdrempelig is: “Je kan heel makkelijk schuiven, kopiëren en wisselen tussen consultants.” De planning gaat automatisch naar de agenda van de consultants en door de 2-weg koppeling met Outlook worden de afspraken uit de agenda ook weer gesynchroniseerd met Timewax. Dit alles helpt de planning om een correcte en volledige planning te maken.

Met Timewax beschikken we over een planning waar iedereen op kan vertrouwen. Voor de planners helpt het enorm dat het vastleggen van de planning zeer laagdrempelig is: “Je kan heel makkelijk schuiven, kopiëren en wisselen tussen consultants.” De planning gaat automatisch naar de agenda van de consultants en door de 2-weg koppeling met Outlook worden de afspraken uit de agenda ook weer gesynchroniseerd met Timewax. Dit alles helpt de planning om een correcte en volledige planning te maken.

Wij kunnen nu veel gedetailleerder werken waardoor alles veel makkelijker te volgen is. We kunnen op een specifieke taak nagaan of er een overschrijding van uren heeft plaatsgevonden, waar deze vandaan is gekomen en waar minder uren zijn gebruikt. Informatie die je ook voor toekomstige calculaties graag wilt weten. Op deze manier komen we zo dicht mogelijk bij de waarheid. Waardevolle inzichten dus, die ons hele proces hebben verbeterd.

Timewax heeft een behoorlijke impact. Met name de efficiëntie en helderheid vinden wij aanzienlijk verbeterd! Door de Outlook-koppeling met Timewax worden de gemaakte uren binnen projecten gelijk verwerkt in Timewax. Er is dus geen dubbele invoer meer nodig en de informatie rondom een project is direct beschikbaar voor alle betrokkenen. Middels rapportages kunnen we afwijkingen binnen projecten nu veel sneller opsporen.

We hebben nu veel beter inzicht in wat de declarabele tijd op dit moment en in de toekomst is. Op deze manier weten we nu ook beter welke omzet we kunnen verwachten. De inzichten in tijd zorgen ervoor dat de begrote kosten in offertes kunnen worden gecontroleerd en dat het personeel nauwkeuriger kan worden ingepland. De impact van Timewax is dus vooral dat de bedrijfsprocessen een stuk inzichtelijker zijn geworden en dat deze processen efficiënter gemaakt zijn.

Het management is erg blij met de overzichten die zij binnen Timewax kunnen genereren. Ze kunnen het gebruik van resources zien en prognoses voor de toekomst genereren. Hierdoor kunnen managers medewerkers op de korte termijn effectiever plannen en verdelen, terwijl ze rekening houden met de manier waarop de verdeling van medewerkers op de lange termijn wordt gepland.

Het overzicht en inzicht dat Timewax biedt heeft voor veel meer duidelijkheid binnen de organisatie gezorgd. Hierdoor is het voor iedereen makkelijker organiseren en door functies zoals het direct uren registreren op de telefoon is alles een stuk werkbaarder geworden. Als planner vind ik dit echt 100x beter dan een spreadsheet.

Timewax heeft zeker aan onze verwachtingen voldaan. Dankzij de Timewax API waren we in staat om Probis met Timewax te integreren. Snelle en geïntegreerde processen zijn heel belangrijk voor ons en we willen systemen hebben die dat ondersteunen. Timewax past perfect in die visie.

Het plannen van resources en het registreren van uren werd naar Timewax verhuisd, waardoor het Xibis lukte werkprocessen te versoepelen en te versnellen. Handmatige acties zijn nu geautomatiseerd en Xibis is niet meer afhankelijk van losse softwarepakketten en bestanden.

De planningsafdeling kan veel sneller projecten en middelen inplannen en de financiële afdeling kan sneller rapportages maken, omdat de AFAS-integratie van Timewax ervoor zorgt dat de planningsgegevens direct beschikbaar zijn in AFAS.

Met Timewax heeft KPN Werkplek altijd en overal duidelijkheid over de planning. Voor planners is het duidelijk wie bezet is en wie beschikbaar is voor nieuwe projecten en taken. Zo worden medewerkers optimaal ingezet en wordt de werkdruk gelijkmatig verdeeld.