Bij IT-service provider Telindus werken meer dan 220 medewerkers. De afdeling Service & Delivery en het Service Management Centre gebruikt de Timewax software om medewerkers mee te plannen. Met de nieuwe planningssoftware zorgt Telindus ervoor dat de bijna honderd medewerkers altijd op de hoogte zijn van de uit te voeren projecten.
Telindus levert IT-infrastructuren aan grotere instellingen in Nederland, zoals banken, dienstverleners en de overheid. Met deze werkomgevingen kunnen hun klanten gebruik maken van ICT toepassingen, zonder bezig te moeten zijn met de veiligheid, de mogelijkheden en de toegankelijkheid van de software. Als Telindus de kans krijgt, dan werken ze ook aan projecten in de rest van Europa, de Verenigde Staten en Azië.
Voordat Telindus met de planningssoftware van Timewax aan de ging, plande ze met Telise. Dit was zelfontwikkelde software. Dit was zelfontwikkelde software. Echter, door de groei van Telindus liepen ze tegen beperkingen in de programmatuur aan. Voor de planners was het plannen van projecten en resources te omslachtig. Voor de financiële afdeling kostte het veel tijd om rapportages te maken. Er ging dus veel tijd verloren
Het aanpassen van Telise was geen optie. Daarom gingen ze bij Telindus op zoek naar een oplossing die Telise kon vervangen. Het werd een groot project, want Telise was naast planningssoftware ook het ERP-systeem van Telindus. De gehele organisatie draaide op Telise.
Voor het ERP-gedeelte werd de oplossing gevonden in de software van AFAS. De planningsmodule in AFAS paste niet bij de wensen van Telindus, waardoor ze verder zochten naar geschikte planningssoftware. Na advies van AFAS kwam Telindus uit bij de software van Timewax. Deze combinatie is voor Telindus een geschikte oplossing, omdat Timewax een standaard AFAS-integratie heeft.
Er werd aan Martin Embregts gevraagd om de resource planning van Telindus naar Timewax te verhuizen, zodat ze spoedig de nieuwe planningssoftware konden gaan gebruiken. Om de verhuizing goed uit te voeren kreeg Martin van Timewax een training. Het overzetten van de gegevens en het instellen van de planningssoftware ging hierdoor vlot en nam maar twee weken in beslag. Na nog twee weken waren ook de interne werkprocessen bij Telindus aangepast en was alles gereed om met de software medewerkers te plannen.
“Het contact met Timewax team is altijd goed. Je hoeft maar wat aan ze te vragen en je hebt snel antwoord.” – Martin Embregts – Project planner service delivery bij Telindus.
De overstap naar Timewax verliep soepel. Martin vertelt: “Wij en Timewax hebben veelvuldig contact met elkaar gehad om de planningssoftware naar onze wens in te stellen en dat is gelukt. Het contact met het Timewax team is altijd goed. Je hoeft maar wat aan ze te vragen en je hebt snel antwoord.”
Doordat de planningssoftware van Timewax met de ERP-software van AFAS geïntegreerd is, stroomt belangrijke informatie probleemloos tussen de twee softwarepakketten heen en weer. Hierdoor heeft de software het plannen van projecten en resources bij Telindus op twee plekken in de organisatie verbetert.
“Als ik een project voor een afdeling plan, dan ben ik in twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerker en sleep ze eenvoudig op een project” – Martin Embregts – Project planner service delivery bij Telindus.
De eerste afdeling die direct baat had bij Timewax is de planningsafdeling. Met de planningssoftware van Timewax is het boeken van resources nu eenvoudig en snel. “Als ik een project voor een afdeling plan, dan ben ik nu in twee minuten klaar. Ik selecteer de medewerker en sleep ze eenvoudig op een project. De software van Timewax is handzaam en flexibel. In Telise duurde het plannen vele malen langer. Ik denk dat we hier nu vijftig procent minder tijd aan kwijt zijn.
Die snelheid zorgt ervoor dat we nu ook sneller kunnen schakelen, waardoor we nu ook op de korte termijn kunnen plannen. Dit is vooral fijn wanneer er een spoedklus tussendoor komt,” zegt Martin. “ “Ook het plannen van storingsdiensten gaat nu eenvoudiger en kunnen we voor veel verder in de toekomst plannen,”.
Als de planningsafdeling klaar is wordt de planning automatisch doorgestuurd naar de verschillende agenda’s van de medewerkers met de Outlook integratie. Zo is de planning van de medewerkers altijd up-to-date en ontstaat hier geen verwarring over.
Is een medewerker klaar met het uitvoeren van het project, dan noteren ze de werkelijke gemaakte uren. De AFAS-integratie zorgt ervoor dat deze uren zowel in AFAS als in Timewax beschikbaar zijn. Dit helpt de afdeling planning een beeld te krijgen van de werkelijke bezetting van de resources.
“Omdat Timewax geïntegreerd is met AFAS kunnen andere afdelingen zelfstandig planningsdata gebruiken voor het maken en exporteren van rapportages.” – Martin Embregts – Project planner service delivery bij Telindus.
De andere afdeling die voordelen haalt uit de nieuwe software om medewerkers mee te plannen is de financiële afdeling van Telindus. “Omdat Timewax geïntegreerd is met AFAS kunnen andere afdelingen zelfstandig planningsdata gebruiken voor het maken en exporteren van rapportages,” vertelt Martin. Timewax is gekoppeld met AFAS, waardoor alle planningsdata in AFAS nacalculatie beschikbaar is. De financiële afdeling is hierdoor voor het verkrijgen van de benodigde informatie dus niet meer afhankelijk van planners.
Als eerst kunnen de planners zich focussen op het plannen en de financiële afdeling heeft daarnaast direct toegang tot de informatie die zij nodig hebben voor het maken van rapportages. Dit voorkomt verspilling van tijd, versnelt het maken van rapportages en verbetert het inzicht in de prestaties van projecten.
Telindus gebruikte eerst Telise. Dit was een zelfgemaakte software om onder andere medewerkers mee te plannen en het functioneerde als een ERP-pakket. Het was de kern van de gehele organisatie. Dit werkte prima, totdat Telindus het systeem ontgroeid was. Er ging hierdoor bij meerdere afdelingen tijd verloren aan tijdrovende processen. Het was tijd voor verandering.
Telise werd vervangen door de ERP-software van AFAS in combinatie met de planningssoftware van Timewax. Uit deze combinatie halen meerdere afdelingen voordeel. De planningsafdeling kan met minder handelingen en daardoor veel sneller projecten en resources plannen. De financiële afdeling kan sneller rapportages opstellen, omdat de AFAS-integratie van Timewax ervoor zorgt dat de planningsgegevens direct in AFAS beschikbaar zijn. Deze combinatie maakt voor Telindus de weg vrij om verder te groeien en een succesvolle toekomst tegemoet te gaan.
Neem een interactieve tour, boek een live demo op maat of start een gratis proefversie. Alleen wat advies nodig? Aarzel niet om contact op te nemen met een van onze planning experts voor een gratis adviesgesprek. Begin vandaag nog met het besparen van tijd.
TimewaxAsterweg 17A1, Amsterdam
OPLOSSINGEN
OVER ONS
CONTACT
Asterweg 19D12
1031HL Amsterdam
Nederland
KvK: 34241521
BTW: NL8157.72.609.B01
Aboneer je op onze blog en krijg verse inspiratie in je inbox
