Telindus BV
Utrecht, Niederlande
Über 220 Mitarbeiter
Der IT-Dienstleister Telindus beschäftigt mehr als 220 Mitarbeiter. Die Service & Delivery-Abteilung und das Service Management Center nutzen Timewax zur Mitarbeiterplanung. Mit der neuen Planungssoftware stellt Telindus sicher, dass die knapp einhundert Mitarbeiter immer auf dem Laufenden sind, welche Projekte und Aktivitäten als nächstes durchgeführt werden müssen.
Telindus liefert IT-Infrastrukturen an größere Institutionen in den Niederlanden, wie Banken, Dienstleister und die Regierung. Mit diesen Infrastrukturen können ihre Kunden Informationstechnologie nutzen, ohne sich um die Sicherheit, die Funktionalität und die Zugänglichkeit kümmern zu müssen. Wenn Telindus die Chance bekommt, arbeiten sie auch an Projekten im übrigen Europa, den Vereinigten Staaten und Asien.
Bevor Telindus begann, mit der Projekt- und Ressourcenplanungssoftware Timewax zu arbeiten, erfolgte die Planung mit einem System namens Telise. Dabei handelte es sich um ein selbstentwickeltes System. Aufgrund des Wachstums von Telindus stießen sie jedoch an die Grenzen dieses Systems. Die Planung von Projekten und Ressourcen war für die Planer zu umständlich. Auch die Finanzabteilung brauchte viel Zeit, um aussagekräftige Berichte zu erstellen. Es wurde also viel Zeit verschwendet.
Es war keine Option, Telise an ihre Anforderungen anzupassen. Deshalb begann man bei Telindus mit der Suche nach einer Lösung, die Telise ersetzen könnte. Es stellte sich als Großprojekt heraus, da Telise nicht nur ihr Planungssystem, sondern auch ihr ERP-System war. Die gesamte Organisation lief über Telise.
Für den ERP-Teil wurde die Lösung in der AFAS-Software gefunden. Das Planungsmodul in AFAS entsprach nicht ihren Anforderungen, sodass sie weiter nach einer geeigneten Planungssoftware suchten. Auf Anraten von AFAS entschied sich Telindus für Timewax. Diese Kombination war für Telindus eine Selbstverständlichkeit, da Timewax über eine sofort einsatzbereite AFAS-Integration verfügt.
Martin Embregts wurde gebeten, die Ressourcenplanung von Telise auf Timewax zu migrieren, damit sie so schnell wie möglich mit der neuen Planungssoftware beginnen konnten. Martin wurde von Timewax geschult, um den Übergang effektiv durchzuführen. Dadurch verlief die Übermittlung der Daten und die Einrichtung der Planungssoftware reibungslos und dauerte nur zwei Wochen. Nach weiteren zwei Wochen waren auch die internen Arbeitsabläufe bei Telindus angepasst und alles war bereit für die Einsatzplanung der Mitarbeiter mit Timewax.
„Der Kontakt mit dem Timewax-Team ist immer eine gute Erfahrung. Sie reagieren sehr schnell. Wenn Sie sie etwas fragen, melden sie sich sehr schnell.“ – Martin Embregts – Projektplaner-Servicebereitstellung bei Telindus.
Der Wechsel zu Timewax verlief reibungslos. Martin sagt: „Wir haben sehr eng mit dem Timewax-Team zusammengearbeitet, um die Planungssoftware so einzurichten, dass sie unseren Anforderungen entspricht, und es war ein Erfolg.“ Der Kontakt mit dem Timewax-Team ist immer eine gute Erfahrung. Sie reagieren sehr schnell. Wenn Sie sie etwas fragen, melden sie sich sehr schnell.“
Da Timewax mit der ERP-Software von AFAS integriert ist, fließen wichtige Daten problemlos zwischen den beiden Softwaresystemen hin und her. Dadurch hat die Software die Planung von Projekten und Ressourcen in zwei Abteilungen von Telindus deutlich verbessert.
„Wenn ich ein neues Projekt plane, bin ich in zwei Minuten fertig. Ich wähle die Mitarbeiter aus und ziehe sie einfach in das Projekt“ – Martin Embregts – Projektplaner für Servicebereitstellung bei Telindus.
Die erste Abteilung, die direkt vom Einsatz von Timewax profitiert hat, ist die Planungsabteilung. Mit der Planungssoftware von Timewax ist die Buchung von Ressourcen jetzt einfach und schnell. „Wenn ich ein neues Projekt plane, bin ich in zwei Minuten fertig. Ich wähle die Mitarbeiter aus und ziehe sie einfach in das Projekt. Die Software von Timewax ist benutzerfreundlich und flexibel. In Telise dauerte der Zeitplan viel länger. Ich denke, wir verbringen jetzt fünfzig Prozent weniger Zeit damit.
Diese Geschwindigkeit sorgt dafür, dass wir jetzt auch schneller umschalten können, sodass wir nun auch kurzfristig mehr Arbeiten einplanen können. Das ist besonders schön, wenn dringende Aufträge auftauchen“, sagt Martin. „Auch die Planung von Pannendiensten ist jetzt einfacher und wir können diese Dienste viel weiter in die Zukunft planen.“
Wenn die Planungsabteilung den Zeitplan fertiggestellt hat, wird der Zeitplan mithilfe der Outlook-Integration automatisch an die verschiedenen Kalender der Mitarbeiter weitergeleitet. Auf diese Weise ist der Zeitplan der Mitarbeiter immer aktuell und es entsteht keine Verwirrung darüber.
Wenn die Mitarbeiter die Projekte abgeschlossen haben, erfassen sie die tatsächlich aufgewendeten Stunden. Die AFAS-Integration stellt sicher, dass diese Stunden sowohl in AFAS als auch in Timewax verfügbar sind. Dies hilft der Planungsabteilung, sich ein Bild von der tatsächlichen Auslastung der Ressourcen zu machen.
„Da Timewax in AFAS integriert ist, können andere Abteilungen unabhängig voneinander Planungsdaten verwenden, um Berichte zu erstellen und zu exportieren.“ – Martin Embregts – Projektplaner-Servicebereitstellung bei Telindus.
Die andere Telindus-Abteilung, die von der neuen Mitarbeiterplanungssoftware profitiert, ist die Finanzabteilung. „Da Timewax in AFAS integriert ist, können andere Abteilungen unabhängig voneinander Planungsdaten verwenden, um Berichte zu erstellen und zu exportieren“, sagt Martin. Timewax ist in AFAS integriert, sodass alle Planungsdaten in AFAS verfügbar sind. Dadurch ist die Finanzabteilung nicht mehr auf Planer angewiesen, um die notwendigen Informationen zu erhalten.
Planer können sich auf den Planungsprozess konzentrieren und die Finanzabteilung hat direkten Zugriff auf die Informationen, die sie für das Reporting benötigt. Das spart ihnen viel Zeit, beschleunigt die Berichterstellung und verbessert den Einblick in die Projektleistung.
Telindus benutzte zuerst Telise. Hierbei handelte es sich um ein selbst erstelltes System unter anderem zur Einsatzplanung von Mitarbeitern, das als ERP-System fungierte. Es war der Kern der gesamten Organisation. Das hat gut funktioniert, bis Telindus dem System entwachsen war. Dadurch ging in mehreren Abteilungen Zeit durch zeitraubende Prozesse verloren. Es war Zeit für Veränderung.
Telise wurde durch die ERP-Software von AFAS in Kombination mit der Planungssoftware Timewax ersetzt. Von dieser Kombination profitieren mehrere Abteilungen. Die Planungsabteilung kann Projekte und Ressourcen mit weniger Aktionen deutlich schneller planen und somit Zeit sparen. Die Finanzabteilung kann Berichte schneller erstellen, da die AFAS-Integration von Timewax dafür sorgt, dass die Planungsdaten sofort in AFAS verfügbar sind. Diese Kombination ebnet Telindus den Weg für weiteres Wachstum und eine erfolgreiche Zukunft.
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