Die avodaq AG ist ein deutscher IT-Dienstleister, der sich als Digital Business Partner versteht. Vom Hauptsitz in Hamburg aus – mit Niederlassungen bis nach Singapur – unterstützt avodaq Organisationen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse mit sicheren, hochautomatisierten IT-Infrastrukturen.
Ihr Portfolio umfasst Hybrid Workplace (Collaboration & Communication), IT-Infrastruktur, IT-Security, Managed Services und Softwareentwicklung bis hin zu Lösungen für das Gesundheitswesen wie die Telemedizin-Plattform CARY.
Mit fast 30 Jahren Erfahrung, einem Team von rund 300 Spezialisten, mehr als 800 Kunden und über 15.000 erfolgreich abgeschlossenen IT-Projekten geht es bei avodaq um eines: die richtige Expertise zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzusetzen.
Die Art und Weise, wie diese Dienstleistungen erbracht werden, hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt – und genau diese Verschiebung macht die Planung zu einem immer wichtigeren Prozess.
Die Ressourcenplanung bei avodaq wurde immer komplexer, da Mitarbeiter nicht mehr überwiegend ganze Tage bei einem Kunden arbeiteten, sondern oft mehrere Projekte an einem Tag unterstützen – häufig in kleineren Zeitblöcken und immer öfter remote.
Die bis dahin genutzten Tools konnten diese Situation nur bedingt unterstützen. Die Abstimmung erfolgte sequenziell, mehr als eine Person konnte nicht effizient geplant werden, und ein zuverlässiger Überblick über Verfügbarkeit, Auslastung und Projektzuweisungen war nur mit hohem manuellem Aufwand möglich.
Zudem fehlte ein durchgängiger Abgleich zwischen Planungstool, Kalendern und Abwesenheiten. Änderungen mussten aktiv kontrolliert werden, wodurch Planungsinformationen leicht übersehen wurden und inkonsistente Daten die Ressourcenplanung erschwerten.
Um diese Herausforderungen zu lösen, suchte avodaq nach einer Lösung, um die fragmentierte Planung zu bündeln, solide Transparenz über Kapazitäten zu schaffen und den manuellen Aufwand erheblich zu reduzieren. Die Antwort fand das Unternehmen in der Ressourcenplanungssoftware von Timewax. avodaq nutzt erfolgreich eine breite Palette an Funktionalitäten.
Das Planboard bildet den Kern: Alle Mitarbeiter und Projekte laufen in einer Übersicht zusammen, wodurch mehrere Projekte pro Person und Tag – aufgeteilt in Blöcke – übersichtlich geplant werden können. Doppelbuchungen und Lücken in der Planung fallen sofort auf. Die Auslastungsübersicht zeigt auf einen Blick, wer verfügbar ist und wo frühzeitig nachgesteuert werden muss.
avodaq bietet verschiedene Dienstleistungen an. Die kompetenzbasierte Planung hilft dabei, die erforderliche Expertise dem richtigen Projekt zuzuordnen. Es geht nicht darum, wer Zeit hat, sondern wer die richtigen Kompetenzen besitzt. Die bidirektionale Outlook-Kopplung sorgt dafür, dass die Planung automatisch im Kalender der Mitarbeiter erscheint und Termine aus Outlook in Timewax zurückfließen.
Mit der API-Integration in das HR-Tool werden auch Abwesenheiten in Timewax und in den Kalendern sichtbar. So entsteht ein zuverlässiges Bild der verfügbaren Kapazität. Dank Single Sign-On (SSO) loggen sich die Mitarbeiter sicher und mühelos ein – passend zu den hohen Sicherheitsstandards eines IT-Dienstleisters wie avodaq.
„Planung, Terminkalender und Urlaub laufen jetzt synchron. Das klingt unspektakulär, aber es erspart uns enorm viel Korrekturaufwand und ‚Oh, das wusste ich nicht‘-Momente.“
Die Einführung von Timewax war für avodaq die richtige Antwort auf die gestiegene Komplexität in der Ressourcenplanung.
Die zentrale Planung bietet nun einen vollständigen Überblick über Ressourcen, Projekte und Kapazitäten. Doppelbuchungen, Engpässe und freie Verfügbarkeiten werden frühzeitig sichtbar, wodurch Planungsentscheidungen schneller und fundierter getroffen werden können.
Für die Mitarbeiter stieg die Transparenz im Arbeitsalltag: Reservierungen in der Planung und relevante Auftragsdaten werden in den Kalendern synchronisiert. Techniker sehen ihre Planung so an dem Ort, an dem sie ihren Tag organisieren, und müssen Änderungen nicht mehr aktiv im Planungstool kontrollieren.
Auch die Datenqualität hat sich verbessert, da Planungstool, Kalender und Abwesenheiten konsistent zusammenarbeiten. Urlaub, Reservierungen und Projektinformationen können zuverlässiger berücksichtigt werden, wodurch Fehlplanungen, Nachbesserungen und manuelle Abstimmungen reduziert werden.
Zusammenfassend bietet Timewax avodaq:
