Equans ist ein großer technischer Dienstleister mit Aktivitäten in verschiedenen Regionen und Disziplinen. Victor Groen in ’t Woud arbeitet im Westen der Niederlande, wo er sich mit Kapazitätsfragen für Projekte in Industrie und Gewerbebau befasst, in einem Gebiet von etwa Den Helder bis Utrecht und Rotterdam.
Diese Projekte können im Umfang erheblich variieren. Manchmal werden zehn zusätzliche Personen benötigt, bei Großprojekten kann dies auf bis zu 350 ansteigen. Das macht die Kapazität zu einer permanenten Fragestellung: Welche Mitarbeiter haben wir selbst verfügbar, wo benötigen wir zusätzliche Kapazitäten und was kommt in den nächsten Monaten und Jahren auf uns zu?
Victor war zehn Jahre lang in der Personalkoordination und Planung tätig und konzentriert sich nun auf Outsourcing und strategische Kapazitätsfragen. Wir sprachen mit ihm darüber, wie Equans Kapazitäten organisiert, wie sich die Planung entwickelt und welche Rolle Timewax dabei spielt.
In der Industrie wurde Equans lange Zeit vor allem als Kapazitätsdienstleister wahrgenommen: ein Partner, der schnell skalieren konnte, wenn für Großprojekte zusätzliches Personal benötigt wurde. Und das kann stark variieren: von zehn bis zu etwa 350 zusätzlichen Mitarbeitern pro Projekt.
Das macht Planung zu weit mehr als nur der Zuweisung von Personen zu Projekten.
Projektmanager achten auf die Kapazität, die sie für ihr eigenes Projekt benötigen, und steuern dabei unter anderem die Projektmarge. Auf Organisationsebene stellt sich gleichzeitig eine andere Frage: Welche eigenen Mitarbeiter sind verfügbar und wie stellt man sicher, dass diese Kapazität gut genutzt wird, bevor man externe Kräfte anheuert?
„Ein Projektmanager möchte vielleicht jemanden extern einstellen, weil das für sein Projekt günstiger erscheint. Aber wenn wir selbst noch drei geeignete Leute verfügbar haben, möchte man das ebenfalls berücksichtigen.“
Eine Entscheidung, die für ein einzelnes Projekt logisch erscheint, muss also für die Organisation als Ganzes nicht immer die beste Wahl sein. Dafür muss man weiter blicken können: Wer ist verfügbar, welche Qualifikationen haben die Mitarbeiter und wo entsteht in Kürze Bedarf?
Jahrelang arbeitete Equans mit einem selbst entwickelten System für Personalkoordination und Planung. Es passte gut zur Organisation, war aber nach siebzehn Jahren technisch überholt. Es lief noch auf dem Internet Explorer, und Sicherheit, Compliance sowie Wartung wurden zu immer größeren Herausforderungen.
Eine andere Equans-Einheit arbeitete bereits mit Timewax. Dadurch konnte das Team die Software nicht nur in einer Demonstration begutachten, sondern vor allem selbst testen und erleben, wie sie in der Praxis funktionierte.
Auch das Preismodell passte zur Dynamik der Organisation. Der Kapazitätsbedarf kennt deutliche Spitzen und Täler. In arbeitsintensiven Zeiten werden mehr Mitarbeiter geplant und die Kosten steigen; in ruhigeren Phasen sinken sie wieder.
Der Umstieg selbst verlief relativ einfach. Daten aus dem alten System konnten via Excel übertragen werden, sodass Hunderte von Mitarbeitern nicht manuell neu angelegt werden mussten.
Timewax wird in Victors Region eingesetzt, um Mitarbeiter und Projekte zu planen und verfügbare Kapazitäten transparent zu machen. Doch genau hier möchte Victor nun den nächsten Schritt gehen.
Seine Rolle verlagert sich von der täglichen Personalkoordination hin zu mehr Vorausschau. Welche Projekte stehen in ein oder zwei Jahren an? Welche Kapazitäten erfordern diese? Wo entstehen Spitzen oder Lücken? Und bedeutet das, dass Equans Personal einstellen, die Flexibilitätsreserve erweitern oder gezielt neue Aufträge akquirieren muss?
Gemeinsam mit Timewax arbeitet Equans an den ersten Berichten, um dieses Zukunftsbild zu schärfen.
„Wenn man weiß, was in ein oder zwei Jahren ansteht, kann man viel gezielter bestimmen, wann man Aufträge hereinholen muss, wann man rekrutieren sollte und wann man seinen flexiblen Personalpool benötigt.“
Es ist eine Entwicklung, die noch in vollem Gange ist. Die tägliche Planung bleibt die Basis, aber die darin enthaltenen Informationen können immer mehr dabei helfen, frühzeitig zu erkennen, welche Entscheidungen anstehen.
Dabei blickt Victor auch auf die Informationen rund um die Planung. Personaldaten werden derzeit beispielsweise sowohl in SAP als in Timewax gepflegt. Eine Schnittstelle ist von Timewax aus technisch möglich und könnte laut Victor einen Großteil der manuellen Dateneingabe überflüssig machen.
Ob und wann diese Verknüpfung kommt, erfordert innerhalb von Equans eine umfassende Abwägung von Investition, Priorität und Nutzen. Timewax unterstützt Victor dabei unter anderem, die mögliche Zeitersparnis und die Kosten transparent zu machen, um den Business Case intern besser untermauern zu können.
Auch über Regionsgrenzen hinweg sieht Victor Möglichkeiten. Die verschiedenen Equans-Regionen arbeiten derzeit weitgehend in ihren eigenen Umgebungen. Dadurch ist Kapazität, die anderswo verfügbar ist, nicht automatisch für jemanden sichtbar, der aus West-Niederland plant.
Langfristig könnte ein breiterer Einblick helfen, verfügbare Mitarbeiter innerhalb von Equans besser auszulasten, bevor extern aufgestockt wird. Zudem kann es zu einem vollständigeren landesweiten Bild der erwarteten Kapazität innerhalb von beispielsweise Industrie oder Gewerbebau beitragen.
Unterdessen wird auch in der täglichen Praxis experimentiert. Equans arbeitet bereits mit Tim, dem KI-Assistenten innerhalb von Timewax. Für Victor liegt der Wert derzeit vor allem in sehr konkreten Aufgaben, die normalerweise mehrere Handgriffe erfordern.
Anstatt sich selbst durch die Planung zu klicken, kann er Tim beispielsweise einen Befehl geben wie: „Plane Jan vom 29. September bis zum 31. Dezember für Projekt X ein.“
Oder umgekehrt. Als Victor kürzlich eine große Gruppe von Mitarbeitern von einem Projekt abziehen musste, brauchte er sie nicht mehr einzeln zu suchen und zu löschen. Er konnte Tim einfach bitten, alle Personen vom betreffenden Projekt zu entfernen.
„Man muss nicht mehr alles zusammenklicken. Man gibt einfach den Befehl. Das hilft wirklich enorm.“
Gerade in solchen täglichen Handgriffen sieht Victor den praktischen Wert von KI: weniger Zeitaufwand für die Bearbeitung der Planung und immer mehr Arbeit, die direkt aus einem Auftrag heraus erledigt werden kann.
Die Entwicklung der Planung bei Equans besteht für Victor nicht aus einer einzigen großen Veränderung. Es geht vielmehr darum, immer den nächsten Schritt zu machen: weniger manuelle Arbeit, Informationen besser verknüpfen und mit den bereits in der Planung vorhandenen Daten weiter vorausschauen können.
Timewax wächst dabei mit. Nicht nur als System, in dem die tägliche Planung erstellt wird, sondern auch durch die gemeinsame Entwicklung neuer Berichte, möglicher Schnittstellen und KI-Anwendungen. Victor schätzt dabei besonders die praxisnahe Zusammenarbeit: Ideen werden mit Kunden abgestimmt und neue Möglichkeiten aus Fragen entwickelt, die in der täglichen Praxis entstehen.
Das Endziel muss dabei heute noch nicht feststehen. Die erste Aufgabe bleibt ganz konkret: die richtigen Leute auf die richtigen Projekte zu bringen. Aber je besser diese Informationen verknüpft und genutzt werden, desto früher kann Equans sehen, was als Nächstes erforderlich ist.
