Coenradie is al ruim 35 jaar actief in de wereld van landmeetkunde en geo-data. Vanuit vijf vestigingen door heel Nederland ondersteunt het bedrijf aannemers, ontwikkelaars, gemeenten en andere opdrachtgevers met uiteenlopende meetwerkzaamheden. Van het inmeten van bouwlocaties en infrastructuurprojecten tot maatvoering tijdens de uitvoering van complexe bouwprojecten.
Door de jaren heen groeide de organisatie van een klein team naar meer dan 70 medewerkers, waarvan circa 35 tot 40 collega’s dagelijks buiten aan het werk zijn. Die groei bracht ook een nieuwe uitdaging met zich mee: hoe houd je overzicht over mensen, projecten, vestigingen én specialistisch materieel wanneer Excel en Outlook niet meer volstaan?
We spraken met Roger Hesselberth, al ruim 30 jaar werkzaam bij Coenradie, over de groei van de organisatie, de overstap naar Timewax en de volgende stap richting slimmer plannen met AI.
Jarenlang werkte Coenradie met Excel en later met de planningsweergave binnen Outlook. Dat werkte goed zolang de organisatie relatief klein was. Maar naarmate het aantal medewerkers, vestigingen en projecten toenam, werden de beperkingen steeds zichtbaarder.
Niet alleen moesten medewerkers ingepland worden, ook specialistische meetinstrumenten moesten beschikbaar zijn op het juiste moment en op de juiste locatie. Bovendien wilde de organisatie snel kunnen zien waar capaciteit beschikbaar was wanneer een klant belde met een nieuwe aanvraag.
"Met een groeiende organisatie en meerdere vestigingen werd het steeds lastiger om snel overzicht te houden. We wilden direct kunnen zien waar ruimte zat in de planning en welke mensen beschikbaar waren."
Daarnaast bleek de integratie met het eigen ERP-systeem goed uitvoerbaar. Een belangrijke voorwaarde, aangezien projectinformatie, administratie en operationele processen binnen Coenradie sterk met elkaar verbonden zijn.
Bij de implementatie hield Coenradie aanvankelijk rekening met een overgangsperiode waarin zowel Outlook als Timewax naast elkaar gebruikt zouden worden.
Die periode bleek uiteindelijk nauwelijks nodig. Na slechts één week besloot de organisatie volledig over te stappen. Planners, werkvoorbereiders en vestigingsverantwoordelijken waren zo snel gewend aan de nieuwe werkwijze dat een dubbele administratie vooral extra werk opleverde.
"We hadden verwacht een paar weken dubbel te draaien. Maar na één week was iedereen eigenlijk al gewend aan Timewax."
Voor een organisatie met meerdere vestigingen en veel operationele gebruikers was dat een belangrijke bevestiging dat de oplossing aansloot op de praktijk.
Hoewel de basis inmiddels staat, kijkt Coenradie nadrukkelijk naar de toekomst.
Met name de ontwikkelingen rondom AI spreken aan. Het team maakt inmiddels actief gebruik van Tim, de AI-assistent binnen Timewax, om sneller antwoorden te vinden en nieuwe mogelijkheden binnen het platform te ontdekken.
Daarnaast ziet Coenradie kansen om planning nog slimmer te maken. Denk bijvoorbeeld aan:
Ook klantcommunicatie biedt kansen. Bijvoorbeeld door opdrachtgevers of uitvoerders automatisch te informeren wanneer een medewerker onderweg is naar een projectlocatie.
Voor Coenradie betekende de overstap naar Timewax meer dan het vervangen van een Outlook-planning.
Het gaf de organisatie een centrale omgeving waarin mensen, projecten, vestigingen en materieel samenkomen. Met beter overzicht, sneller inzicht in capaciteit en een fundament waarop verdere automatisering mogelijk wordt.
Wat dat concreet oplevert:
Zoals Roger het zelf samenvat:
"Ik ben niet iemand die snel enthousiast wordt van nieuwe software. Maar Timewax is gewoon heel gebruiksvriendelijk. "En wat ik vooral waardeer: het blijft zich ontwikkelen."
