In een dienstverlenende organisatie draait het succes grotendeels om mensen. Medewerkers leveren de kennis, expertise en uren die de basis vormen voor de omzet en marge. Daarom is het cruciaal om goed zicht te hebben op de verhouding tussen wat een organisatie verdient en het aantal mensen dat daarvoor nodig is.
Een van de meest inzichtelijke KPI’s hiervoor is ‘omzet of marge gedeeld door het aantal FTE’. Deze KPI vertelt je in feite hoeveel omzet of marge je per fulltime medewerker realiseert en geeft daarmee direct inzicht in de efficiëntie van je organisatie. Het helpt je ook om de efficiëntie te vergelijken met branchegenoten en een beeld te krijgen van hoe goed je het doet ten opzichte van anderen.
In dit artikel gaan we in op hoe je deze KPI kunt gebruiken vanuit drie invalshoeken:
- Omzet versus marge
- Werkelijke cijfers versus prognoses op basis van planning
- Intern, extern of totaal aantal FTE
1. Omzet of marge: welk cijfer kies je?
De eerste keuze die je moet maken is of je de KPI wilt berekenen op basis van omzet of marge. De omzet per FTE geeft een globaal beeld van hoe productief de organisatie is. Het laat zien hoeveel inkomsten er worden gegenereerd door de inzet van je mensen.
De marge per FTE is vaak waardevoller voor operations managers, omdat hij rekening houdt met de kosten. Uiteindelijk gaat het immers niet alleen om wat je verdient, maar om wat je overhoudt na de kosten.
Wanneer je de KPI berekent op basis van marge, gaat het meestal om de brutomarge: de omzet minus de directe kosten, zoals inhuur van externen, reiskosten of projectgebonden licenties. De indirecte kosten – bijvoorbeeld management, administratie of huisvesting – worden doorgaans niet meegenomen, omdat ze niet direct aan specifieke projecten kunnen worden toegerekend.
Door alleen directe kosten te gebruiken, krijg je een zuiver beeld van de operationele efficiëntie. Je ziet hoe goed projecten renderen en hoe effectief je capaciteit wordt ingezet, zonder dat vaste lasten het beeld vertekenen. Deze aanpak maakt de KPI bovendien beter vergelijkbaar over teams en tijdsperioden heen.
Toch kan het zinvol zijn om indirecte kosten wél deels mee te nemen als je wilt kijken naar de totale bedrijfsefficiëntie. Een stijgende overhead kan immers de winst drukken, ook al lijkt de marge per FTE stabiel. Veel organisaties hanteren daarom beide perspectieven: brutomarge per FTE voor operationele sturing, en nettomarge per FTE (inclusief verdeelde overhead) voor een periodieke financiële evaluatie.
Veel organisaties beginnen met omzet per FTE als een eenvoudige benchmark. Maar naarmate de organisatie groeit en de kostenstructuur complexer wordt, verschuift de focus vaak naar marge per FTE als betrouwbaarder signaal voor efficiëntie.
2. Werkelijke cijfers versus prognose op basis van planning
Een tweede dimensie is het verschil tussen de gerealiseerde KPI en de verwachte KPI in de toekomst. Door terug te kijken naar eerdere periodes – bijvoorbeeld per maand of per kwartaal – krijg je inzicht in hoe efficiëntie zich ontwikkelt.
Stijgt de omzet of marge per FTE, dan weet je dat je met dezelfde mensen meer waarde creëert. Daalt de KPI, dan is dat vaak een signaal dat processen minder effectief zijn geworden of dat de inzet van capaciteit niet optimaal is.
Nog waardevoller wordt deze KPI wanneer je hem koppelt aan je resource planning. Door vooruit te kijken op basis van geplande projecten, bezetting en tarieven, kun je een prognose maken voor de komende maanden of zelfs het hele jaar.
Voorbeeld
Een consultancybedrijf ziet dat de geplande marge per medewerker daalt in Q4. Dit blijkt te komen doordat er meer externe krachten worden ingepland en dit gaat ten koste van de marge op projecten.
Het verschil tussen gerealiseerde KPI’s en geplande KPI’s is essentieel voor proactief sturen. Als je ziet dat de verwachte marge per FTE onder druk staat, kun je bijvoorbeeld projecten herprioriteren, klanttarieven herzien of de inzet van externe krachten aanpassen.
3. Intern, extern of totaal aantal FTE
Niet elke FTE draagt op dezelfde manier bij aan de KPI. Daarom is het zinvol om onderscheid te maken tussen interne, externe en totale FTE.
- Interne FTE: De vaste medewerkers van je organisatie. Deze groep vormt de kern en bepaalt vaak de cultuur en stabiliteit van de organisatie.
- Externe FTE: Ingehuurde specialisten of tijdelijke krachten. Zij kunnen een flexibel middel zijn om pieken in de vraag op te vangen, maar zijn vaak duurder per uur, wat de marge beïnvloedt.
- Totale FTE: De som van interne en externe capaciteit. Dit geeft het meest complete beeld, vooral als je kijkt naar de output van het hele bedrijf.
Voor een zuiver beeld van efficiëntie is het verstandig om alle drie de perspectieven te monitoren. Dit maakt zichtbaar of de winstgevendheid bijvoorbeeld vooral komt door interne teams, of dat externe krachten juist een negatieve invloed hebben op de marge per FTE.
Voor de externe FTE kan het interessant zijn om onderscheid te maken in een vaste flexibele schil en externen die je eenmalig inhuurt. De vaste flexibele schil wil je integraal als resources kunnen plannen, terwijl je de kosten van eenmalige externen direct als kosten in de administratie verwerkt.
Waarom deze KPI belangrijk is voor operations managers
Operations managers bij dienstverleners staan voor de uitdaging om projecten tijdig en winstgevend te leveren, terwijl ze vaak te maken hebben met schommelingen in vraag en aanbod van capaciteit. De KPI omzet of marge per FTE helpt hen om:
- Trends te signaleren: Door de KPI over de tijd te volgen, wordt duidelijk of het bedrijf efficiënter wordt naarmate het groeit.
- Capaciteit beter te plannen: Koppeling van de KPI aan de resource planning maakt het mogelijk om beslissingen te nemen over het aannemen of afschalen van personeel.
- Strategische keuzes te maken: Bijvoorbeeld het verschuiven van focus naar projecten met hogere marges of het beperken van afhankelijkheid van externe inhuur.
- Communicatie met het management te versterken: Een eenvoudige ratio zoals marge per FTE is voor directie en aandeelhouders een begrijpelijke graadmeter voor prestaties.
Het is belangrijk om frequent (maandelijks of wekelijks) en consistent te meten om trends vroegtijdig te signaleren. Maak onderscheid in teams, omdat bijvoobeeld een consultancyteam een veel hogere marge per FTE kan hebben dan een supportteam. Gebruik de KPI niet alleen als rapportagecijfer, maar als startpunt voor verbeteracties, zoals procesoptimalisatie, prijsstrategieën of training van medewerkers.
Conclusie: efficiëntie als concurrentievoordeel
Voor dienstverlenende organisaties is de KPI omzet of marge per FTE meer dan een cijfer: het is een kompas voor de efficiëntie en winstgevendheid van de organisatie. Door deze KPI te monitoren over de tijd, te koppelen aan prognoses op basis van planning en onderscheid te maken tussen interne en externe capaciteit, krijgen operations managers de inzichten die nodig zijn om de organisatie toekomstbestendig te maken.
In een concurrerende markt kan het verschil tussen groei en stilstand afhangen van hoe slim je je mensen inzet. Deze KPI helpt je dat verschil inzichtelijk te maken – en erop te sturen.
