Abiant Holding ondersteunt verschillende labels binnen de Abiant-groep, waaronder de coöperatie Abiant en Abiant Agro. Daarnaast verzorgen zij HR-, administratieve en planningsprocessen voor de uitzendbureaus Abiant, MF Horeca en @Work.
Met uiteenlopende functies en planningen die soms maanden tot een jaar vooruit worden gemaakt, was de behoefte aan een systeem dat snel, stabiel en flexibel meebeweegt groot voor de Coöperatie.
We spraken Marc Bodewes, Applicatiebeheerder en verantwoordelijk voor de selectie, inrichting en implementatie van Timewax. Hij vertelt hoe de overgang is verlopen en wat het dagelijks oplevert.
“Ons oude maatwerkpakket werkte jarenlang prima, maar werd niet meer doorontwikkeld,” zegt Marc. “Daardoor kregen we steeds storingen. Met verschillende diensten, meerdere typen medewerkers en lange termijnplanning kun je dat gewoon niet hebben.”
“We hadden iets nodig dat stabiel is, technisch bij de tijd en veilig is, meegroeit met onze processen en past bij de variatie in medewerkers en contractvormen. Als je een jaar vooruit plant, moet je op je systeem kunnen vertrouwen. We wilden een leverancier waar de focus op software voor personeelsplanning ligt.”
“Tijdens de gebruikerstest zagen we al snel dat Timewax goed aansloot op hoe wij werken,” vertelt Marc. “De AFAS-koppeling moest gewoon goed zijn. Dat was voor ons essentieel.”
“Voor onze coöperatieve processen hadden we extra logica nodig. Die hebben ze gebouwd. Geen ‘ja, maar’, maar: ‘Laten we kijken hoe we dit oplossen.’ Dat gaf echt vertrouwen.”
“De transparantie waardeer ik het meest,” zegt Marc. “Je hoort meteen wat wel en niet kan, en waarom. Dat voorkomt frustratie. En sinds kort kunnen we nu zelf de synchronisatie met AFAS Profit opnieuw draaien; we hoeven voor kleine dingen niet meer langs support. Dat laat zien dat ze echt met je meedenken en blijven doorontwikkelen.”
“De implementatie hebben we heel bewust grondig aangepakt,” zegt Marc. “We begonnen in een testomgeving, gekoppeld aan een AFAS-testomgeving. Daar hebben we ons hele proces uitgeprobeerd, inclusief een schaduwplanning. Omdat wij zo ver vooruit plannen, moest de overstap in één keer goed zijn.”
“We hebben vanaf het begin vijf key users betrokken. Daardoor stond de inrichting direct goed en namen we planners makkelijk mee in de verandering.”
“We konden onze lange termijnplanning exporteren uit het oude pakket en weer importeren in Timewax. Dat scheelde enorm veel werk.”
“Als ik in Timewax een plan item aanmaak, staat dit binnen een ogenblik in AFAS Profit en AFAS Pocket. In AFAS Pocket zien de medewerkers bij welke klanten ze moeten zijn en boeken daar ook hun gemaakte uren” zegt Marc.
“Als een klant belt voor een afspraak gaat het vooruitbladeren in de tijd zóveel sneller dan we gewend waren. Dat maakt ons werk echt makkelijker. En we kunnen nu van een klant al zijn herhalende afspraken in een overzicht mailen.”
