Die Fakturierbarkeit – der Prozentsatz der verfügbaren Arbeitszeit, der den Kunden in Rechnung gestellt wird – ist für viele IT-Unternehmen, technische Dienstleister, Wirtschaftsprüfungsfirmen und Beratungsunternehmen der anzustrebende KPI. Aber was macht eigentlich eine gute Fakturierbarkeit aus? Die Antwort, die man am häufigsten hört, lautet: „irgendwo zwischen 75 und 85 Prozent“. Und damit ist das Gespräch oft beendet.
Das ist unglücklich. Denn die wirklich relevante Zahl ist nicht der organisationsweite Durchschnitt, sondern die Norm je nach Funktion. Ein Junior Consultant, der bei 60 % liegt, ist ein Problem. Das gilt auch für einen Partner, der bei 85 % liegt, allerdings aus einem ganz anderen Grund.
In diesem Blog werden wir die Benchmarks nach Rolle und Branche aufschlüsseln, damit Sie realistischere Ziele für Ihr Team festlegen können.
Warum eine Norm irreführend ist
Nehmen wir an, Sie berechnen die durchschnittliche Fakturierbarkeit in Ihrem gesamten Unternehmen und kommen auf 74 %. Großartig, oder? Nicht unbedingt. Hinter diesem Durchschnitt verbirgt sich ein breites Spektrum. Ein Juniorberater, der Vollzeit an Kundenprojekten arbeitet, kann 88 % erreichen. Ein leitender Angestellter, der seine Zeit zwischen Projektüberwachung, Akquisition und interner Qualitätssicherung aufteilt, kommt vielleicht nicht über 55 % hinaus. Beide Zahlen sind realistisch – und gesund – je nach Aufgabe.
Problematisch wird es, wenn man an alle die gleichen Maßstäbe anlegt. Dann kommen die Nachwuchskräfte in ihrer Entwicklung zu kurz, oder man verlangt von den Führungskräften einen Standard, der einfach nicht zu ihrer Aufgabe passt.
Die Botschaft: Steuern Sie nach rollenspezifischen Standards, nicht nach einer einzigen organisationsweiten Zahl.
Was die Benchmarks sagen
Eine internationale Studie von SPI Research – die am häufigsten zitierte Benchmark-Studie für freiberufliche Dienstleistungen – legt 75 % als optimale Schwelle für eine nachhaltige Rentabilität fest. In der Praxis liegt der Durchschnitt darunter: 2025 lag die durchschnittliche Fakturierbarkeit bei den freiberuflichen Dienstleistungen bei 66,4 %, gegenüber 68,9 % im Jahr 2024.
Das ist der organisationsweite Durchschnitt. Je nach Funktion sind die Standards sehr unterschiedlich – und das ist der eigentliche Grund für die Informationen.
Nachwuchskräfte: hohe Fakturierbarkeit ist sinnvoll
Nachwuchskräfte – ob in der Unternehmensberatung, in der IT oder in der Wirtschaftsprüfung – haben relativ wenige nicht deklaratorische Aufgaben. Sie tätigen keine Akquisitionen, leiten keine Teams und sitzen nicht in Lenkungsausschüssen. Dies macht eine hohe Fakturierbarkeit sowohl realistisch als auch erwartbar.
Richtwert: 75-90 %, je nachdem, wie viel Zeit für interne Schulungen und Einarbeitung vorgesehen ist.
Nebenbei bemerkt: Ein Standard von 90 %+ klingt effizient, geht aber in der Praxis auf Kosten der Lern- und Entwicklungszeit. Agenturen, die Junioren strukturell mit 90 % einplanen, verzeichnen längerfristig einen höheren Abfluss und ein geringeres Qualitätswachstum.
Medior-Mitarbeiter: der produktive Kern
Medior Professionals tragen einen größeren Anteil an der Projektdurchführung und beginnen, sich in interne Prozesse einzubringen: fachliche Beratungen, Mentoring von Junioren, Teilnahme an Verkaufssitzungen. Dies erfordert mehr Spielraum.
Richtwert: 70-80%
Dies gilt für IT-Berater, Wirtschaftsprüfer sowie technische Spezialisten bei Ingenieurbüros oder technischen Dienstleistern.
Senioren: weniger abrechenbar, mehr Wirkung
Die leitenden Angestellten sind der Dreh- und Angelpunkt der Organisation. Sie überwachen die Qualität, leiten die Kollegen an, pflegen die Kundenbeziehungen und sind zunehmend an der Akquisition beteiligt. Wenn man sie auf den gleichen Abrechnungsstandard wie die mittleren Mitarbeiter schickt, geht genau die Zeit verloren, die für die Erbringung dieses Wertes erforderlich ist.
Richtwert: 60-75%
Eine ähnliche Norm von 60-70 % gilt für leitende Projektmanager in Architektur- und Ingenieurbüros. Die „restlichen“ 25-40 % entfallen auf Projektüberwachung, Kundenberatung, Qualitätssicherung und Mentoring – nicht deklariert, aber wesentlich.
Führungskräfte: Steuerung als Hauptaufgabe
Manager in Beratungs- und IT-Firmen verbringen die meiste Zeit mit der Leitung von Teams und Projekten und nicht mit der direkten Umsetzung beim Kunden. In der Praxis sieht man jedoch immer noch regelmäßig zu hohe Anforderungen an die Verantwortlichkeit dieser Gruppe – mit der Folge, dass Managementaufgaben systematisch untergeschoben werden.
Richtwert: 40-60%
Mehrere internationale Quellen bestätigen dies: Bei Managern sinkt das Deklarationsziel auf etwa 60 %, und das zu Recht. Wer einen Manager komplett mit Kundenstunden füllt, verliert die Investition in Teamentwicklung und Qualitätskontrolle.
Partner und Direktoren: die Organisation als Priorität
Dies mag kontraintuitiv klingen. Und doch macht es Sinn: Partner und Direktoren sind in erster Linie für die Akquisition, strategische Kundenbeziehungen, Angebote und das Unternehmen als Ganzes verantwortlich. Ihr Wert liegt nicht in den deklarierten Stunden, sondern in der Gewinnung und Sicherung von Aufträgen.
Richtwert: 30-50 % (je nach Schreibtischgröße und -typ)
In kleineren Agenturen, in denen die Direktoren noch aktiv an Projekten mitarbeiten, kann dieser Wert höher sein. Aber sobald die Agentur wächst und mehr Managementverantwortung übernommen wird, sinkt dieser Standard schnell.
Nach Branchen: Welche Unterschiede gibt es?
Die oben genannten Benchmarks sind weitgehend branchenübergreifend. Dennoch gibt es relevante Nuancen je nach Sektor.
Anbieter von IT- und technischen Dienstleistungen können in der Regel eine höhere durchschnittliche Abrechenbarkeit erzielen als andere Branchen. Die Projekte sind weniger saisonabhängig, und die Art der Arbeit – strukturierte Sprints, feste Verträge – eignet sich besser für eine kontinuierliche Terminplanung. Im Durchschnitt liegt die Fakturierbarkeit in der IT-Beratung bei etwa 72-75 %.
Wirtschaftsprüfungsunternehmen haben ein ausgeprägtes saisonales Muster. Rund um die Steuererklärungen und zum Jahresende kann die Fakturierbarkeit vorübergehend auf 85-90 % ansteigen. Im Jahresdurchschnitt sind 70-80 % realistischer, und hinter diesem Durchschnitt verbergen sich große Spitzen und Talsohlen. Ein jährlicher Standard, der die ruhigen Sommermonate nicht berücksichtigt, setzt die Mitarbeiter auf einen strukturell unerreichbaren Standard.
Die Unternehmensberatung weist die differenziertesten Standards auf. Die durchschnittliche Fakturierbarkeit für den gesamten Sektor liegt bei 67-70 %, aber die Streuung nach Funktionen ist enorm. Junioren liegen bei 80 % und mehr, Partner manchmal unter 30 % – der organisationsweite Durchschnitt sagt wenig aus.
Daraus ergibt sich das nachstehende Schaubild, in dem verschiedene Branchen miteinander verglichen werden.
Hinweis: Dies sind Leitlinien, keine absoluten Regeln. Der richtige Standard hängt auch von Ihrem Geschäftsmodell (Festpreis vs. Nachkalkulation), dem Stadium Ihrer Agentur (Wachstum vs. Stabilität) und dem Ausmaß, in dem Sie in Entwicklung und Innovation investieren, ab.
Deklarierbarkeit vs. Kapazitätsauslastung: eine wichtige Unterscheidung
Zwei Begriffe, die häufig synonym verwendet werden, aber etwas Unterschiedliches messen:
- Die Deklarierbarkeit misst den Prozentsatz der verfügbaren Arbeitszeit, der den Kunden direkt in Rechnung gestellt wird.
- Die Nutzungsrate misst den prozentualen Anteil der verfügbaren Arbeitszeit, der produktiv genutzt wird – einschließlich interner Projekte, Schulungen und sonstiger nicht deklarierbarer, aber sinnvoller Tätigkeiten.
Der Unterschied ist für die Planung entscheidend. Angenommen, ein Berater hat eine Abrechenbarkeit von 75 %, verbringt aber auch 20 % seiner Zeit mit internen Aufgaben. Dann ist derselbe Berater eigentlich zu 95 % ausgelastet. Wenn Sie dann die Abrechenbarkeit auf 85 % erhöhen wollen, schaffen Sie eine Überlastung – auch wenn es auf dem Papier gut aussieht.
Managen Sie also immer beides: Abrechenbarkeit für die Rentabilität, Auslastung für das Wohlbefinden und die Kapazitätsplanung.
Schlussfolgerung: nach Rolle lenken, nicht nach Durchschnitt
Eine Erklärbarkeit von 80 % ist kein Ziel an sich. Sie ist das Ergebnis einer guten Kapazitätsplanung, einer klaren Rollenzuweisung und eines realistischen Erwartungsmanagements. Die Agenturen, die am besten abschneiden – sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf die Mitarbeiterzufriedenheit – sind diejenigen, die wissen, was ein realistischer Standard für jede Art von Rolle ist, und diesen konsequent verfolgen.
Wenn man alle an denselben Standards misst, ist das in zweierlei Hinsicht nachteilig: Die Jüngeren werden überfordert, die Älteren werden nach Standards beurteilt, die nicht zu ihren Aufgaben passen. Das Ergebnis: höhere Abflüsse, geringere Qualität und langfristig schlechtere Kundenbeziehungen.
Die gute Nachricht? Das ist genau die Art von Einblick, die Sie mit der richtigen Ressourcenplanungssoftware gewinnen können. Nicht eine Zahl für alle, sondern Einblicke nach Rolle, nach Projekt und nach Zeitraum.
