Vandelanotte ist eine führende Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft in Belgien mit über 80 Jahren Erfahrung und mehr als 750 Mitarbeitern an verschiedenen Standorten. Das Unternehmen unterstützt Organisationen aus unterschiedlichsten Branchen mit Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung, Steuern und Beratung.
Aufgrund des Wachstums der Projekt- und Mitarbeiterzahl benötigte Vandelanotte einen besseren Überblick über Personalplanung, Projektstatus und Margenentwicklung. Die größte Herausforderung für die Planung bestand darin, Projekte, Kunden und Mitarbeiter in Timewax anzulegen und aktuell zu halten. Dies führte zu einem erheblichen Mehraufwand an administrativen und manuellen Aufgaben für die Planerin.
Die Arbeit mit Vorlagen vereinfacht zwar einen Teil des Prozesses, aber die Synchronisierung mit AFAS stellt nun sicher, dass Projekte automatisch mit den korrekten Kostenregeln und Kundenverknüpfungen erstellt werden. Dasselbe gilt für Mitarbeiterdaten.
Um die Fragmentierung in der Planung der Revisionsabteilung zu beheben, initiierte Vandelanotte gemeinsam mit Timewax einen Prozess zur Realisierung der Integration zwischen AFAS und Timewax .
In einer inspirierenden Session mit wichtigen Anwendern demonstrierte das Timewax-Team, wie das Tool optimal in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingesetzt werden kann und wie die Automatisierung zu einer effizienteren Projektplanung beitragen kann.
Diese Sitzung verdeutlichte die Notwendigkeit, AFAS mit Timewax zu integrieren, um alle Stammdaten wie Kunden, Projekte, Aktivitäten und Ressourcen automatisch zu synchronisieren. Die Integration wurde zudem um den Abruf von Kostenschätzungen erweitert, sodass die budgetierten Stunden und Kosten pro Projekt aus AFAS in Timewax verfügbar sind.
Nach umfangreichen Tests wurde die Integration in den Produktivbetrieb genommen. Die Implementierung erfolgte phasenweise, wobei besonderes Augenmerk auf Datenqualität, Prüfungen und Validierung durch Hauptnutzer gelegt wurde.
Seit der Implementierung der AFAS-Integration arbeitet Vandelanotte ausschließlich mit einer einzigen Datenquelle. Alle Benutzer haben nun Zugriff auf dieselben Daten, die stets aktuell und konsistent sind.
Die damit verbundenen Vorteile:
Die Integration von AFAS und Timewax hat nicht nur zu effizienterem Arbeiten, sondern auch zu einer höheren Nutzerbindung geführt. Da die Daten transparent und aktuell sind, ergreifen die Teams eher die Initiative, ihre Planung und Projekte zu optimieren.
Mit diesem Schritt hat Vandelanotte eine solide Grundlage für die weitere Digitalisierung und datengestützte Entscheidungsfindung geschaffen – genau das, was nötig ist, um als moderne Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zukunftssicher zu bleiben.
