In organisaties die draaien op professionals – zoals accountants of consultants – is het plannen van capaciteit een delicaat samenspel. Het gaat niet alleen om het toewijzen van uren, maar ook om het afstemmen van verwachtingen, het bewaken van organisatiedoelen en het onderhouden van sterke klantrelaties.
Veel bedrijven worstelen met de vraag: moeten we kiezen voor een strakke centrale planning, of laten we het over aan de professionals zelf? De waarheid is: beide uitersten werken niet optimaal. De sleutel ligt in een hybride model – een combinatie van centrale regie en decentrale flexibiliteit.
Waarom een strikt centrale planning niet werkt
In productie-omgevingen kan een centraal planningsmodel prima functioneren. Daar draait het vaak om gestandaardiseerde processen, voorspelbare taken en duidelijke productieschema’s. Maar in professionele dienstverlening ligt dat anders.
De professional – bijvoorbeeld de accountant die een klant begeleidt of de consultant die een project leidt – staat in direct contact met de klant. Hij of zij kent de nuances van de opdracht, begrijpt de specifieke context en weet wanneer het beste moment is om werkzaamheden in te plannen.
Een te centrale aanpak heeft hier meerdere nadelen:
- Gebrek aan detailkennis: De centrale planner mist vaak cruciale context over prioriteiten en klantwensen.
- Rigide processen: Professionals hebben minder ruimte om afspraken te maken die aansluiten bij de realiteit van de klant.
- Minder eigenaarschap: Wanneer een professional geen invloed heeft op de planning, kan dit leiden tot lagere motivatie en minder verantwoordelijkheid voor het eindresultaat.
Waarom een zuiver decentraal model ook tekortschiet
Aan de andere kant is een volledig decentrale aanpak óók problematisch. Wanneer iedere professional zijn eigen planning beheert, ontstaan er al snel blinde vlekken op organisatieniveau.
- Versnipperd overzicht: Zonder centrale coördinatie ontbreekt het aan inzicht in de totale capaciteit en lopende projecten.
- Risico op over- of onderbezetting: Een team kan overbelast raken, terwijl elders in de organisatie capaciteit onbenut blijft.
- Moeilijke prioritering: Bedrijfskritische projecten kunnen ondergesneeuwd raken doordat er geen centrale afweging wordt gemaakt.
Het gevolg: de organisatiedoelen – zoals winstgevendheid, strategische groei en klanttevredenheid – komen in gevaar.
De oplossing: een hybride planningsmodel
Voor organisaties met hoogopgeleide professionals is een hybride model het meest effectief. Dat combineert de sterke punten van centrale en decentrale planning, terwijl de zwakke punten worden geminimaliseerd. In een hybride model gebeurt het volgende:
Centrale regie op hoofdlijnen
- Inkomende opdrachten worden centraal beoordeeld op urgentie, strategisch belang en benodigde competenties.
- Op basis van globale beschikbaarheid en expertise wordt een eerste toewijzing gemaakt: wie of welk team pakt het project op, en in welke periode?
- De centrale planning bewaakt de balans tussen projecten, zodat de capaciteit organisatiebreed optimaal wordt benut.
Decentrale invulling van details
- Zodra de opdracht is toegewezen, heeft het team of de professional de vrijheid om samen met de klant de precieze planning af te stemmen.
- De professional kan flexibel reageren op wijzigingen of specifieke wensen van de klant, zonder de strategische kaders van de organisatie uit het oog te verliezen.
Praktijkvoorbeeld: een consultancybureau
Stel: een consultancybureau krijgt een nieuwe opdracht van een belangrijke klant. De centrale planning ziet dat deze klant strategisch belangrijk is én dat het project binnen zes weken moet starten.
Op basis van de benodigde expertise en beschikbaarheid wordt centraal Consultant A aangewezen. Er wordt in de planningssoftware alvast een blok van vier weken gereserveerd in de agenda van Consultant A voor 24 uur per week. Dit wordt op weekniveau ingepland, want daadwerkelijke data doen er op dit moment nog niet toe.
Consultant A neemt contact op met de klant, bespreekt de details en verdeeld per week de 24 geplande uren over specifieke dagen en dagdelen. Zo kan er rekening worden gehouden met interne vergaderingen bij de klant of afhankelijkheden van andere teams. Centraal ziet men gedetailleerd wanneer Consultant A nog tijd heeft voor eventuele extra opdrachten.
Dit model zorgt ervoor dat zowel het organisatiedoel (op tijd starten en capaciteit reserveren) als de klantbehoefte (flexibiliteit in uitvoering) worden bediend.
Voordelen van het hybride model
Balans tussen flexibiliteit en controle
Professionals hebben de vrijheid om klantafspraken te maken die passen bij de realiteit. De organisatie behoudt grip op de grote lijnen en strategische prioriteiten.
Betere benutting van capaciteit
Door centraal te kijken naar de totale resource planning wordt over- en onderbezetting voorkomen.
Hogere klanttevredenheid
Klanten ervaren maatwerk en persoonlijke afstemming, terwijl deadlines en kwaliteitsnormen worden gehaald.
Snellere besluitvorming
Centrale coördinatie voorkomt eindeloos onderhandelen over wie wat doet, terwijl professionals snel kunnen schakelen met hun klanten.
Conclusie
Voor accountantskantoren, consultancybureaus en andere organisaties die werken met hoogopgeleide professionals, biedt een hybride planningsmodel het beste van twee werelden. Het combineert de strategische grip van centrale coördinatie met de flexibiliteit en klantgerichtheid van decentrale afstemming.
Een hybride model werkt alleen goed als bepaalde voorwaarden zijn ingevuld:
- Heldere kaders: Professionals moeten weten binnen welke marges ze zelf mogen beslissen.
- Transparante communicatie: Zowel centrale planners als professionals hebben real-time inzicht in de actuele planning.
- Ondersteunende technologie: Een gedeeld planningssysteem, zoals Timewax, maakt het mogelijk om centraal te reserveren en decentraal te finetunen. Een directe 2-weg koppeling met agendasystemen is daarbij noodzakelijk.
- Cultuur van samenwerking: Er moet wederzijds respect zijn tussen centrale planners en uitvoerende professionals.
Zo blijft de organisatie in control, zonder de autonomie en expertise van de professional te beperken. Het resultaat: tevreden klanten, gemotiveerde medewerkers en een efficiënter gebruik van capaciteit.
