Bij Veldkamp draait alles om technische service, revisie en onderhoud. Het bedrijf uit Raalte geeft bestaande machines een tweede leven: mechanisch worden ze volledig gereviseerd en verouderde besturingen maken plaats voor moderne software en bedieningspanelen. Daarnaast ondersteunt Veldkamp klanten met onderhoud, storingen en technische werkzaamheden op locatie. Door heel Nederland en soms ver daarbuiten.
Met 60 tot 70 medewerkers, waaronder engineers en vooral veel monteurs, is een strakke planning daarbij cruciaal. Werk vindt plaats in de werkplaats én op locatie, en de planningshorizon varieert van langlopende onderhoudsschema’s tot ad-hoc aanvragen die direct opgepakt moeten worden. Juist in zo’n dynamische omgeving wil je altijd weten wie beschikbaar is, waar knelpunten ontstaan en hoe je medewerkers tijdig informeert.
Voor Veldkamp werd al snel duidelijk: met Excel was dat niet langer werkbaar. Samen met Timewax bracht Veldkamp meer structuur, voorspelbaarheid en grip in een complexe planningsomgeving. Erik Koskamp, Manager Operations bij Veldkamp, deelt hoe ze die omslag hebben gemaakt. En wat dat opleverde.
Toen Erik Koskamp twaalf jaar geleden bij Veldkamp startte, werd de planning nog gedaan in Excel. Samen met collega’s hield hij een gedeeld bestand bij waarin taken, beschikbaarheid en inzet handmatig werden gepland.
Dat werkte in de praktijk steeds minder goed. De planning was foutgevoelig, bood te weinig overzicht en maakte het lastig om snel te zien wie beschikbaar was of waar capaciteitstekorten dreigden. Zeker in een organisatie waar zowel langetermijnplanning als spoedwerk aan de orde van de dag zijn, zorgde dat voor onrust.
Erik merkte dat vooral de combinatie van verschillende soorten werk het ingewikkeld maakte. Sommige klanten leverden al in december een volledige jaarplanning aan. Tegelijkertijd kwamen er ook op korte termijn aanvragen binnen waarvoor direct een monteur nodig was. In Excel ontbrak het overzicht om daar goed op te sturen.
Veldkamp ging op zoek naar een oplossing waarmee de organisatie sneller kon zien wie beschikbaar was, makkelijker vooruit kon kijken en eerder kon anticiperen op drukte. Die oplossing vonden ze in Timewax.
Hoewel Veldkamp niet direct alle functionaliteiten gebruikte, bleek vooral het planbord precies te bieden wat nodig was. In één oogopslag werd zichtbaar welke capaciteit nog openstond, waar de planning begon vol te lopen en op welke momenten actie nodig was.
Door eenvoudig te schakelen tussen verschillende tijdsperiodes – van enkele weken tot meerdere maanden vooruit – kreeg Erik veel meer grip op de bezetting. Daardoor werd het ook mogelijk om eerder bij te sturen, bijvoorbeeld door tijdig externe inhuur te regelen voordat een capaciteitsprobleem daadwerkelijk ontstond.
De grootste winst zat niet alleen in het plannen zelf, maar vooral in de rust die het bracht voor de operatie. Waar de planning eerder regelmatig leidde tot last-minute wijzigingen en onduidelijkheid voor monteurs, ontstond nu veel meer voorspelbaarheid.
“Ik krijg van monteurs terug dat ze nog nooit zo tijdig geïnformeerd zijn over hun planning. Wat vroeger geregeld voor onrust zorgde, is nu veel beter onder controle.”
Dat verschil is voor een technische serviceorganisatie groot. Monteurs moeten weten waar ze aan toe zijn, klanten rekenen op een betrouwbare inzet en planners willen problemen voor zijn in plaats van achteraf oplossen. Juist daarin maakte Timewax voor Veldkamp het verschil.
Inmiddels gebruikt Veldkamp Timewax al zo’n tien jaar als planningsoplossing. En hoewel het planbord nog altijd de kern vormt, kijkt de organisatie naar verdere optimalisatie.
De volgende stap is het verder automatiseren van processen rondom de planning. Denk aan medewerkers die zelf hun planning inzien, in plaats van dat deze handmatig wordt gecommuniceerd. En aan digitale urenregistratie, waarbij gewerkte uren direct worden vastgelegd en verwerkt; in plaats van via papieren formulieren en administratieve handelingen achteraf.
Met Timewax liggen die mogelijkheden binnen handbereik: één systeem waarin planning, uren en communicatie samenkomen en processen aanzienlijk efficiënter worden ingericht.
Daarnaast kijkt Veldkamp naar de rol van koppelingen met andere systemen, zoals Exact. Zeker wanneer planning en urenregistratie verder geïntegreerd worden, is het logisch om die systemen beter met elkaar te laten samenwerken.
Naast de functionaliteit van het product waardeert Veldkamp ook de samenwerking met Timewax. Volgens Erik is het systeem stabiel en is support goed bereikbaar wanneer dat nodig is.
Waar andere softwareleveranciers werken met tickets en lange wachttijden, ervaart Veldkamp dat Timewax snel schakelt en direct helpt als er vragen zijn. Voor een organisatie waarin planning direct impact heeft op de dagelijkse operatie, zijn die korte lijnen belangrijk.
Voor Veldkamp heeft Timewax geholpen om planning behapbaar te maken in een omgeving met veel beweging, wisselende werksoorten en een grote buitendienst. De organisatie heeft nu beter zicht op capaciteit, kan eerder bijsturen en communiceert tijdiger richting monteurs.
Wat begon als een vervanging van een onwerkbare Excel-planning, groeide uit tot een stevig fundament onder de operatie — en een basis voor verdere professionalisering.
Kort samengevat leverde dat Veldkamp op:
Meer weten over deze samenwerking? Of benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uit kan zien? Laten we samen kijken waar je planning slimmer kan.
