Equans is een grote technische dienstverlener met activiteiten verspreid over verschillende regio’s en disciplines. Victor Groen in ’t Woud werkt binnen West-Nederland, waar hij zich bezighoudt met capaciteitsvraagstukken voor projecten binnen industrie en utiliteit, in het gebied van grofweg Den Helder tot Utrecht en Rotterdam.
Die projecten kunnen behoorlijk verschillen in omvang. Soms zijn tien extra mensen nodig, bij grote projecten kan dat oplopen tot zo’n 350. Dat maakt capaciteit een continu vraagstuk: welke mensen hebben we zelf beschikbaar, waar hebben we extra capaciteit nodig en wat zien we de komende maanden en jaren op ons afkomen?
Victor hield zich tien jaar bezig met personeelscoördinatie en planning en richt zich inmiddels op uitbesteding en strategische capaciteitsvraagstukken. We spraken hem over hoe Equans capaciteit organiseert, hoe de planning zich ontwikkelt en welke rol Timewax daarin speelt.
Binnen de industrie werd Equans lange tijd vooral gezien als een capaciteitsbedrijf: een partij die snel kon opschalen wanneer voor grote projecten extra mensen nodig waren. En dat kan flink variëren: van tien tot zo’n 350 extra medewerkers op één project.
Dat maakt planning meer dan mensen op projecten zetten.
Projectmanagers kijken naar de capaciteit die ze voor hun eigen project nodig hebben en sturen daarbij onder andere op projectmarge. Op organisatieniveau speelt tegelijkertijd een andere vraag: welke eigen medewerkers zijn beschikbaar en hoe zorg je dat je die capaciteit goed benut voordat je extern gaat inhuren?
“Een projectmanager kan iemand extern willen inhuren omdat dat voor zijn project goedkoper lijkt. Maar als wij zelf nog drie geschikte mensen beschikbaar hebben, wil je dat óók meewegen.”
Een keuze die voor één project logisch lijkt, hoeft voor de organisatie als geheel dus niet altijd de beste keuze te zijn. Daarvoor moet je verder kunnen kijken: wie is beschikbaar, welke kwalificaties hebben mensen en waar ontstaat binnenkort vraag?
Jarenlang werkte Equans met een zelfontwikkeld systeem voor personeelscoördinatie en planning. Het paste goed bij de organisatie, maar was na zeventien jaar technisch ingehaald door de tijd. Het draaide nog op Internet Explorer en beveiliging, compliance en onderhoud werden steeds grotere uitdagingen.
Een andere Equans-entiteit werkte al met Timewax. Daardoor kon het team de software niet alleen in een demonstratie bekijken, maar vooral zelf testen en ervaren hoe deze in de praktijk werkte.
Ook het prijsmodel sloot aan bij de dynamiek van de organisatie. De capaciteitsvraag kent duidelijke pieken en dalen. In drukke periodes worden meer medewerkers gepland en bewegen de kosten omhoog; in rustigere periodes weer omlaag.
De overstap zelf verliep relatief eenvoudig. Gegevens uit het oude systeem konden via Excel worden overgezet, waardoor honderden medewerkers niet handmatig opnieuw ingevoerd hoefden te worden.
Timewax wordt binnen Victors regio gebruikt om medewerkers en projecten te plannen en beschikbare capaciteit inzichtelijk te maken. Maar juist daar wil Victor nu een volgende stap in zetten.
Zijn rol verschuift van de dagelijkse personeelscoördinatie naar meer vooruitkijken. Welke projecten staan er over één of twee jaar op de planning? Welke capaciteit vragen die? Waar ontstaan pieken of juist gaten? En betekent dat dat Equans mensen moet aannemen, de flexibele schil moet uitbreiden of juist commercieel nieuw werk moet binnenhalen?
Samen met Timewax werkt Equans aan de eerste rapportages om dat toekomstbeeld scherper te krijgen.
“Als je weet wat er over één of twee jaar aankomt, kun je veel gerichter bepalen wanneer je werk moet binnenhalen, wanneer je moet werven en wanneer je je flexibele schil nodig hebt.”
Het is een ontwikkeling die nog volop bezig is. De dagelijkse planning blijft de basis, maar de informatie daarin kan steeds meer helpen om eerder te zien welke keuzes eraan komen.
Daarbij kijkt Victor ook naar de informatie rondom de planning. Personeelsgegevens worden nu bijvoorbeeld zowel in SAP als in Timewax bijgehouden. Een koppeling is vanuit Timewax technisch mogelijk en zou volgens Victor een flink deel van het handmatige invoerwerk kunnen wegnemen.
Of en wanneer die koppeling er komt, vraagt binnen Equans om een bredere afweging van investering, prioriteit en opbrengst. Timewax helpt Victor daarbij onder andere om de mogelijke tijdswinst en kosten inzichtelijk te maken en zo de businesscase intern beter te kunnen onderbouwen.
Ook over regiogrenzen heen ziet Victor mogelijkheden. De verschillende Equans-regio’s werken nu grotendeels in hun eigen omgeving. Daardoor is capaciteit die elders beschikbaar is niet automatisch zichtbaar voor iemand die vanuit West-Nederland plant.
Op termijn zou breder inzicht kunnen helpen om beschikbare mensen binnen Equans beter te benutten voordat extern wordt opgeschaald. Ook kan het bijdragen aan een completer landelijk beeld van de verwachte capaciteit binnen bijvoorbeeld industrie of utiliteit.
Ondertussen wordt er ook gewoon geëxperimenteerd in de dagelijkse praktijk. Equans werkt al met Tim, de AI-assistent binnen Timewax. Voor Victor zit de waarde nu vooral in heel concrete taken die normaal meerdere handelingen vragen.
In plaats van zelf door de planning te klikken, kan hij Tim bijvoorbeeld een opdracht geven als: ‘Plan Jan in op project X van 29 september tot en met 31 december.’
Of andersom. Toen Victor onlangs een grote groep medewerkers van een project moest halen, hoefde hij ze niet meer één voor één op te zoeken en te verwijderen. Hij kon Tim simpelweg vragen om iedereen van het betreffende project te halen.
“Je hoeft niet meer alles bij elkaar te klikken. Je geeft gewoon het commando. Dat helpt echt enorm.”
Juist in zulke dagelijkse handelingen ziet Victor de praktische waarde van AI: minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van de planning en steeds meer werk rechtstreeks vanuit een opdracht kunnen uitvoeren.
De ontwikkeling van planning binnen Equans zit voor Victor niet in één grote verandering. Het gaat juist om steeds een volgende stap: minder handmatig werk, informatie beter verbinden en verder vooruit kunnen kijken met de gegevens die al in de planning zitten.
Timewax groeit daarin mee. Niet alleen als systeem waarin de dagelijkse planning wordt gemaakt, maar ook door samen te kijken naar nieuwe rapportages, mogelijke koppelingen en toepassingen van AI. Victor waardeert daarbij vooral de praktische samenwerking: ideeën worden met klanten getoetst en nieuwe mogelijkheden worden ontwikkeld vanuit vragen die in de dagelijkse praktijk ontstaan.
Het eindbeeld hoeft daarmee vandaag nog niet vast te staan. De eerste opgave blijft heel concreet: de juiste mensen op de juiste projecten krijgen. Maar hoe beter die informatie wordt verbonden en benut, hoe eerder Equans kan zien wat er daarna nodig is.
