avodaq AG is een Duitse IT-dienstverlener die zich beschouwt als Digital Business Partner. Vanuit het hoofdkantoor in Hamburg – met vestigingen tot in Singapore – helpt avodaq organisaties hun bedrijfsprocessen te digitaliseren met veilige, sterk geautomatiseerde IT-infrastructuren.
Hun portfolio omvat Hybrid Workplace (Collaboration & Communication), IT-infrastructuur, IT-Security, Managed Services en softwareontwikkeling, tot aan oplossingen voor de gezondheidszorg zoals het telegeneeskunde-platform CARY.
Met bijna 30 jaar ervaring, een team van circa 300 specialisten, meer dan 800 klanten en ruim 15.000 succesvol afgeronde IT-projecten draait het bij avodaq om één ding: de juiste expertise op het juiste moment op de juiste plek inzetten.
De manier waarop deze dienstverlening wordt geleverd, is de afgelopen jaren fundamenteel veranderd – en precies die verschuiving maakt planning tot een steeds belangrijker proces.
De resource planning bij avodaq werd steeds complexer, omdat medewerkers niet langer overwegend hele dagen bij één klant werkten, maar vaak meerdere projecten binnen één dag ondersteunen – vaak in kleinere tijdsblokken en steeds vaker op afstand.
De tot dan toe gebruikte tools konden deze situatie maar beperkt ondersteunen. Afstemming verliep sequentieel, meer dan één persoon kon je niet efficiënt plannen, en een betrouwbaar overzicht van beschikbaarheid, bezetting en toewijzingen op projecten was alleen met veel handmatige inspanning mogelijk.
Daarnaast ontbrak een doorlopende afstemming tussen de planningstool, agenda’s en afwezigheden. Wijzigingen moesten actief worden gecontroleerd, waardoor planningsinformatie makkelijk over het hoofd werd gezien en inconsistente data de resource planning bemoeilijkten.
Om deze uitdagingen op te lossen, zocht avodaq een oplossing om de gefragmenteerde planning te bundelen, solide transparantie over capaciteit te creëren en handmatige inspanningen aanzienlijk te verminderen. Het antwoord vond het bedrijf in de resource planning software van Timewax. avodaq maakt met succes gebruik van een breed scala aan functionaliteiten.
Het planbord vormt de kern: alle medewerkers en projecten komen samen in één overzicht, waardoor meerdere projecten per persoon per dag – opgedeeld in blokken – overzichtelijk gepland kunnen worden. Dubbele boekingen en gaten in de planning vallen direct op. Het bezettingsoverzicht laat in één oogopslag zien wie beschikbaar is en waar vroegtijdig moet worden bijgestuurd.
avodaq biedt verschillende diensten aan. Planning op basis van competenties helpt om de vereiste expertise aan het juiste project te koppelen. Het gaat niet om wie tijd heeft, maar om wie de juiste competenties heeft. De bidirectionele Outlook-koppeling zorgt ervoor dat de planning automatisch in de agenda van medewerkers verschijnt en afspraken uit Outlook in Timewax terugkomen.
Met de API-integratie in de HR-tool worden ook afwezigheden zichtbaar in Timewax en in de agenda’s. Zo ontstaat een betrouwbaar beeld van de beschikbare capaciteit. Dankzij Single Sign-On (SSO) loggen medewerkers veilig en moeiteloos in – passend bij de hoge beveiligingsstandaarden van een IT-dienstverlener zoals avodaq.
"Planning, agenda en verlof lopen nu synchroon. Dat klinkt saai, maar het scheelt ons enorm veel herstelwerk en 'oh, dat wist ik niet'-momenten."
De invoering van Timewax was voor avodaq het juiste antwoord op de toegenomen complexiteit in resource planning.
De centrale planning biedt nu een volledig overzicht van resources, projecten en capaciteit. Dubbele boekingen, knelpunten en vrije beschikbaarheid worden vroegtijdig zichtbaar, waardoor planningsbeslissingen sneller en beter onderbouwd worden.
Voor medewerkers nam de transparantie in de dagelijkse werkzaamheden toe: reserveringen in de planning en relevante opdrachtgegevens worden gesynchroniseerd in de agenda’s. Technici zien hun planning zo op de plek waar ze hun dag organiseren en hoeven wijzigingen niet meer actief in de planningstool te controleren.
Ook de datakwaliteit is verbeterd, omdat de planningstool, agenda en afwezigheid consistent samenwerken. Verlof, reserveringen en projectinformatie kunnen betrouwbaarder worden meegenomen, waardoor foutieve planning, herstelwerk en handmatige afstemming worden verminderd.
Kort samengevat biedt Timewax avodaq:
