Stel je de vraag eens over je eigen organisatie. Van alle mensen die in je planning voorkomen — hoeveel daarvan zijn er zélf bezig met plannen? Hoeveel maken de planning, bewaken de voortgang, verdelen het werk? De rest wordt ingepland, maar plant niet.
De meeste mensen die we die vraag stellen gokken laag. Vijf procent, misschien tien. Het klinkt logisch: plannen is toch iets van een klein clubje?
Het antwoord in onze data is een stuk hoger. Bij de doorsnee organisatie die met Timewax werkt heeft ongeveer één op de vijf mensen in het systeem een planningsrol — planner, projectmanager of manager. Eén op de vijf, niet één op de twintig.
Figuur 1: Verdeling van rollen die plannen
Zo lees je deze grafiek: zet alle organisaties op een rij van laag naar hoog. De oranje streep staat dan precies in het midden — de helft zit eronder, de helft erboven. Het paarse vak beslaat de middelste helft: een kwart van de organisaties valt eronder, een kwart erboven. De dunne lijnen laten zien hoe ver de rest reikt, op een enkele uitschieter na.
Wat in die grafiek meteen opvalt, is niet zozeer de hoogte van de oranje strepen maar de hoogte van de vakjes. Er is geen “normaal”. Bij een kwart van de organisaties heeft minder dan 13% van de mensen een rol; bij een ander kwart is het meer dan 37%. Dat is een verschil van bijna een factor drie tussen twee organisaties die allebei volstrekt normaal zijn.
Het grootste deel van die één op de vijf zijn projectmanagers. Managers en losse planners vormen samen een veel kleinere groep. Dat is op zichzelf al een aardige spiegel: als jij het gevoel hebt dat “de planning” bij één of twee mensen op een eilandje ligt, dan zit je waarschijnlijk aan de onderkant van deze verdeling.
Wat er gebeurt als je groeit
Interessanter dan het gemiddelde is wat er met dat aandeel gebeurt naarmate organisaties groter worden. Daar zitten twee heel verschillende verhalen in. Begin bij de managers. Hun aandeel daalt hard.
Figuur 2: Verloop van het aantal managers naar omvang van de organisatie
Op de horizontale as zie je het aantal medewerkers in de organisatie. Bij de kleinste organisaties is ongeveer negen procent van de mensen manager. Bij de grootste is dat nog maar twee procent. Dat is bijna een vijfde van wat het was, en het patroon is bij elke stap zichtbaar: het zakt, en zakt, en zakt. Dit is precies wat je zou verwachten van hiërarchie. Een manager kan maar een beperkt aantal mensen aansturen, maar naarmate een organisatie groeit worden de lagen dikker in plaats van talrijker. Per hoofd heb je er dus steeds minder nodig.
Nu de projectmanagers.
Figuur 3: Verloop van het aantal het project managers naar omvang van de organisatie
Ook hier zie je een daling, van ongeveer 31% naar 13%. Maar kijk naar de vakjes: die zijn zo hoog en overlappen zo sterk dat je uit dit beeld eerlijk gezegd weinig harde conclusies mag trekken. Een organisatie met vijftig mensen en een organisatie met vijfhonderd kunnen prima hetzelfde aandeel projectmanagers hebben. Waar het managerspatroon strak en consistent is, is dit patroon zwak en rommelig.
En juist dat verschil is het verhaal. Zet de twee naast elkaar en je ziet dat er per manager steeds méér projectmanagers komen: van ruim drie bij de kleinste organisaties naar bijna zes bij de grootste. De verhouding verschuift, en hij verschuift maar één kant op.
Wat dat betekent: naarmate een organisatie groeit, verhuist het coördinatiewerk van de hiërarchie naar de projectstructuur. Je krijgt niet meer managers per hoofd — je houdt ongeveer evenveel projectmanagers per hoofd, en die nemen het werk over dat in een kleine organisatie vanzelf bij de baas terechtkwam. Wie afstemt wat wanneer gebeurt, is in een grote organisatie veel vaker iemand met een project dan iemand met een afdeling.
Dat is geen kleine verschuiving. Het verandert waar planningsbeslissingen vallen, wie ze mag nemen, en langs welke lijn ze worden gecommuniceerd. En het gebeurt geleidelijk, dus meestal zonder dat iemand het besluit.
En de branche waarin je zit?
Voor de hand liggende volgende vraag: verschilt dit per sector? Plant een installatiebedrijf anders dan een accountantskantoor?
Figuur 4: Aantal planningsrollen per branche
Het eerlijke antwoord is: veel minder dan je zou denken. Kijk naar de oranje strepen en je ziet een reeks die grotendeels rond hetzelfde niveau blijft hangen, met vakjes die elkaar bijna volledig overlappen. Voor de meeste branches geldt dat het verschil met de rest te klein is om iets over te zeggen.
Op één na. Consultancy springt er echt uit. Daar heeft ruim een derde van de mensen een planningsrol, en dat verschil blijft ook staan als je corrigeert voor het feit dat consultancy-organisaties gemiddeld kleiner zijn. Dat is niet gek als je erover nadenkt: bij een adviesbureau is het werk zelf projectmatig georganiseerd, en is bijna iedereen op enig moment verantwoordelijk voor de voortgang van iets. De grens tussen “ik voer uit” en “ik stuur aan” is er dunner dan elders.
Voor de rest is de les vooral: benchmark je niet blind tegen je eigen branche. De spreiding binnen elke branche is veel groter dan het verschil tussen branches. Je buurman in dezelfde branche zegt minder over jou dan je denkt.
Wat kun je hiermee?
Drie dingen, praktisch.
Ten eerste een verwachtingscheck. Zit jouw aandeel planningsrollen ver onder de 13%, dan ligt de planlast waarschijnlijk bij te weinig mensen — met alle kwetsbaarheid van dien als er eentje op vakantie gaat. Zit je ver boven de 37%, dan is de vraag of verantwoordelijkheden misschien te ruimhartig en te decentraal zijn uitgedeeld. Heb je centraal wel voldoende grip en overzicht? Wellicht tijd om meer te gaan centraliseren.
Ten tweede een groeicheck. Als je organisatie de afgelopen jaren flink is gegroeid en het aandeel managers is niet meegedaald, dan draag je een coördinatiestructuur mee die bij je oude omvang hoorde. Andersom: is je aandeel projectmanagers wél gedaald, dan is de kans groot dat er coördinatiewerk is blijven liggen.
Ten derde een inrichtingscheck. Rollen in resource planning software zijn geen administratief detail — ze bepalen wie wat mag verschuiven en wie waarover een melding krijgt. Als je niet weet hoe die verdeling er bij jou uitziet, is dat op zich al een antwoord.
