Als planningsexperts bloggen we over resource planning.

Met 60 tot 70 medewerkers, waaronder engineers en vooral veel monteurs, is een strakke planning cruciaal voor Veldkamp. Timewax heeft geholpen om planning behapbaar te maken in een omgeving met veel beweging, wisselende werksoorten en een grote buitendienst. De organisatie heeft nu beter zicht op capaciteit, kan eerder bijsturen en communiceert tijdiger richting monteurs. Wat begon als een vervanging van een onwerkbare Excel-planning, groeide uit tot een stevig fundament onder de operatie — en een basis voor verdere professionalisering.

Ons oude maatwerkpakket werkte jarenlang prima, maar werd niet meer doorontwikkeld,. Als ik nu in Timewax een plan item aanmaak, staat dit binnen een ogenblik in AFAS Profit en AFAS Pocket. In AFAS Pocket zien de medewerkers bij welke klanten ze moeten zijn en boeken daar ook hun gemaakte uren. Als een klant belt voor een afspraak gaat het vooruitbladeren in de tijd zóveel sneller dan we gewend waren. Dat maakt ons werk echt makkelijker. En we kunnen nu van een klant al zijn herhalende afspraken in een overzicht mailen.

Met Timewax beschikken we over een planning waar iedereen op kan vertrouwen. Voor de planners helpt het enorm dat het vastleggen van de planning zeer laagdrempelig is: “Je kan heel makkelijk schuiven, kopiëren en wisselen tussen consultants.” De planning gaat automatisch naar de agenda van de consultants en door de 2-weg koppeling met Outlook worden de afspraken uit de agenda ook weer gesynchroniseerd met Timewax. Dit alles helpt de planning om een correcte en volledige planning te maken.

Met Timewax beschikken we over een planning waar iedereen op kan vertrouwen. Voor de planners helpt het enorm dat het vastleggen van de planning zeer laagdrempelig is: “Je kan heel makkelijk schuiven, kopiëren en wisselen tussen consultants.” De planning gaat automatisch naar de agenda van de consultants en door de 2-weg koppeling met Outlook worden de afspraken uit de agenda ook weer gesynchroniseerd met Timewax. Dit alles helpt de planning om een correcte en volledige planning te maken.

Wij kunnen nu veel gedetailleerder werken waardoor alles veel makkelijker te volgen is. We kunnen op een specifieke taak nagaan of er een overschrijding van uren heeft plaatsgevonden, waar deze vandaan is gekomen en waar minder uren zijn gebruikt. Informatie die je ook voor toekomstige calculaties graag wilt weten. Op deze manier komen we zo dicht mogelijk bij de waarheid. Waardevolle inzichten dus, die ons hele proces hebben verbeterd.

Timewax heeft een behoorlijke impact. Met name de efficiëntie en helderheid vinden wij aanzienlijk verbeterd! Door de Outlook-koppeling met Timewax worden de gemaakte uren binnen projecten gelijk verwerkt in Timewax. Er is dus geen dubbele invoer meer nodig en de informatie rondom een project is direct beschikbaar voor alle betrokkenen. Middels rapportages kunnen we afwijkingen binnen projecten nu veel sneller opsporen.

We hebben nu veel beter inzicht in wat de declarabele tijd op dit moment en in de toekomst is. Op deze manier weten we nu ook beter welke omzet we kunnen verwachten. De inzichten in tijd zorgen ervoor dat de begrote kosten in offertes kunnen worden gecontroleerd en dat het personeel nauwkeuriger kan worden ingepland. De impact van Timewax is dus vooral dat de bedrijfsprocessen een stuk inzichtelijker zijn geworden en dat deze processen efficiënter gemaakt zijn.

Het management is erg blij met de overzichten die zij binnen Timewax kunnen genereren. Ze kunnen het gebruik van resources zien en prognoses voor de toekomst genereren. Hierdoor kunnen managers medewerkers op de korte termijn effectiever plannen en verdelen, terwijl ze rekening houden met de manier waarop de verdeling van medewerkers op de lange termijn wordt gepland.

Het overzicht en inzicht dat Timewax biedt heeft voor veel meer duidelijkheid binnen de organisatie gezorgd. Hierdoor is het voor iedereen makkelijker organiseren en door functies zoals het direct uren registreren op de telefoon is alles een stuk werkbaarder geworden. Als planner vind ik dit echt 100x beter dan een spreadsheet.

Timewax heeft zeker aan onze verwachtingen voldaan. Dankzij de Timewax API waren we in staat om Probis met Timewax te integreren. Snelle en geïntegreerde processen zijn heel belangrijk voor ons en we willen systemen hebben die dat ondersteunen. Timewax past perfect in die visie.